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Ablauf & Prozess

Mit Medeed haben Sie den gesamten Prozess im Blick – einfach, transparent und zuverlässig.

Von der ersten Bedarfsmeldung bis zur erfolgreichen Integration der Fachkraft übernehmen wir für Ihre Einrichtung alle Schritte – umfassend, professionell und transparent. Medeed koordiniert den gesamten Prozess: von der gezielten Rekrutierung im Ausland über die sorgfältige Prüfung und Anerkennung beruflicher Qualifikationen bis hin zur Organisation von Sprachförderung, Visa-Formalitäten und einer intensiven Betreuung nach der Einreise. Während Sie sich vollständig auf die Versorgung Ihrer Patient:innen konzentrieren, stellen wir sicher, dass die Fachkräfte optimal vorbereitet, individuell begleitet und erfolgreich eingearbeitet werden. Unser strukturierter Ablauf garantiert Ihnen ein hohes Maß an Planungssicherheit, minimiert bürokratische Belastungen und schafft klare, verlässliche Abläufe zwischen allen Beteiligten. Gleichzeitig legen wir großen Wert auf Fairness, Transparenz und nachhaltige Bindung, damit die vermittelten Pflege- und Gesundheitsfachkräfte nicht nur kurzfristig einspringen, sondern langfristig Teil Ihres Teams werden, sich fachlich entwickeln und dauerhaft einen wertvollen Beitrag zu Stabilität, Qualität und Zukunftssicherheit leisten.

Der gesamte Prozess erfolgt bei uns in 8 präzise definierten Schritten – strukturiert, transparent und auf Ihre Einrichtung zugeschnitten.
Ohne Vorkosten, mit klarer Kostenstruktur und maximaler Entlastung Ihrer HR-Abteilung.

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ROADMAP

Ablauf & Prozess – Ihr Weg zur neuen Fachkraft

Von der Bedarfsklärung bis zur erfolgreichen Integration: Unser Medeed-Prozess ist speziell auf das Gesundheitswesen abgestimmt. Über MEDPOOL erhalten Sie transparente, geprüfte Kandidatenprofile; wir übernehmen Vorabzustimmung, Anerkennung und – wo sinnvoll – das beschleunigte Fachkräfteverfahren (§ 81a AufenthG). Die Fachkraft stellt den Visumantrag, wir bereiten alle Unterlagen vor und koordinieren den gesamten Ablauf. Die genannten Zeiten sind Richtwerte und geben Ihnen eine klare Orientierung.

1. Erster Kontakt & Bedarfserklärung

Nach dem ersten Kontakt durch Ihre Einrichtung analysieren wir den Personalbedarf, klären die Anforderungen und erstellen ein detailliertes, rechtssicheres Anforderungsprofil.
ca. 1 Tag ab Erstkontakt

2. Bewerberauswahl über den Medeed-Fachkräftepool (MEDPOOL)

Über unseren MEDPOOL erhalten Sie geprüfte Kandidatenprofile mit Lebenslauf, Bewerbungsvideo, Fachrichtung, Sprachkenntnissen und Berufserfahrung – klar, transparent und sofort zugänglich.
ca. 7 Tage

3. Kennenlernen & Vorstellungsgespräch

Sie führen digitale Vorstellungsgespräche mit den ausgewählten Fachkräften, lernen Qualifikation und Persönlichkeit kennen und können sich so frühzeitig ein umfassendes Bild für Ihre Entscheidung machen.
ca. 14 Tage

4. Arbeitsvertrag & Zusage

Nach der Auswahl erfolgt die verbindliche Zusage durch Ihre Einrichtung. Der Arbeitsvertrag wird abgeschlossen und die Fachkraft erhält damit eine rechtliche Grundlage für die weiteren behördlichen Schritte.
ca. 7 Tage

5. Vorabzustimmung & Anerkennungsverfahren (Beschleunigtes Fachkräfteverfahren)

Wir beantragen die Vorabzustimmung bei der Ausländerbehörde und übernehmen das Anerkennungsverfahren vollständig, inklusive Einleitung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens nach § 81a AufenthG.
ca. 45–60 Tage

6. Visumverfahren im Herkunftsland

Die Fachkraft stellt den Visumantrag bei der deutschen Auslandsvertretung. Wir bereiten sämtliche Unterlagen vor, begleiten den Prozess engmaschig und stellen eine Bearbeitung innerhalb von 21 Tagen sicher.
ca. 21 Tage

7. Einreise nach Deutschland

Nach der Erteilung des Visums organisieren wir die Einreise, koordinieren alle Reisedetails und begleiten die Fachkraft bei den ersten organisatorischen Schritten, damit der Start in Deutschland reibungslos gelingt.
ca. 3 Tage

8. Arbeitsbeginn & Integration

Die Fachkraft beginnt ihre Tätigkeit in Ihrer Einrichtung. Wir begleiten Einarbeitung, Integration und alltägliche Schritte zuverlässig, sodass eine nachhaltige, erfolgreiche Zusammenarbeit sichergestellt wird.
laufend ab dem 1. Arbeitstag

Gesamtdauer: Der gesamte Prozess dauert in der Regel drei Monate – abhängig von Behördenverfahren und individuellen Voraussetzungen kann er sich auf maximal vier Monate verlängern.

Strukturierter Prozess, nachhaltiges Ergebnis

Auch bei der Einarbeitung und Integration in Ihre Abläufe stehen wir Ihnen und den neuen Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite.

Laborassistenz

1. Persönliche Bedarfsermittlung — schnell & individuell

Nach Ihrer Kontaktaufnahme — ob per Schnellanfrage, E-Mail oder Telefon — vereinbaren wir innerhalb von 24 Stunden (sofern es Ihr Terminplan zulässt) einen persönlichen Beratungstermin direkt in Ihrer Einrichtung.

Ein erfahrener Fachspezialist aus unserem Team bespricht mit Ihnen vor Ort alle Details:

  • Ihren konkreten Perso nalbedarf
  • die fachlichen Anforderungen
  • gewünschte Sprachkenntnisse (mindestens B1-Niveau, in vielen Fällen höher)
  • Integrations- und Betreuungswünsche

So stellen wir sicher, dass jede vorgeschlagene Fachkraft optimal zu Ihnen passt.

Ihr Vorteil: Sie erhalten innerhalb kürzester Zeit eine passgenaue Bedarfserhebung – klar dokumentiert, nachvollziehbar und individuell auf Ihre Einrichtung zugeschnitten.

Laborassistenz

2. Exklusiver Zugang zu Ihrer persönlichen Medeed-Bewerberdatenbank

Basierend auf dem Beratungstermin erhalten Sie innerhalb von sieben Werktagen eine Bestätigungs-E-Mail mit Ihren individuellen Zugangsdaten zu unserer geschützten und sicheren MedPortal-Bewerberdatenbank.

In dieser finden Sie:

  • Detaillierte Bewerberprofile
  • Aussagekräftige Lebensläufe
  • Kurze persönliche Präsentationsvideos jeder Fachkraft
  • Übersichtliche Sortierung nach Bereichen

Damit sichern Sie sich einen klaren Überblick über passende Bewerber:innen in allen Bereichen.

Sie können Unterlagen online einsehen, herunterladen und intern weiterleiten – Profile vergleichen, Favoriten markieren und Entscheidungen vorbereiten

Laborassistenz

3. Vorstellungsgespräche, Honorarverträge & Bevollmächtigung — alles online

SobaldSie die passende Fachkraft oder die passenden Fachkräfte ausgesucht haben, können Sie über die Datenbank direkt das persönliche Vorstellungsgespräch planen und terminieren — mit freier Auswahl von Datum und Uhrzeit.

Nach dem Gespräch geben Sie Ihre Zusage direkt online ein. Im Anschluss erhalten Sie automatisch:

  • die Bevollmächtigung, damit wir für Sie die behördliche Vorabzustimmung im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahrens beantragen dürfen
  • eine transparente Übersicht aller weiteren erforderlichen Unterlagen

Alle Dokumente sind in Ihrem persönlichen Datenbank-Zugang hinterlegt — transparent, sicher und jederzeit abrufbar.

Laborassistenz

4. Immer aktuell informiert — Status in Echtzeit

Über Ihre Medeed-Datenbank behalten Sie den gesamten Fortschritt im Blick:

  • Sie sehen wann die Vorabzustimmung beantragt wurde
  • Sie sehen den genauen Termin bei der deutschen Auslandsvertretung (mit Datum & Uhrzeit)
  • Sie sehen wann das Arbeits- bzw. Einreise-Nationalvisum erteilt wurde
  • Sie sehen Flugdaten & Einreisezeitpunkt

So können Sie präzise planen, ab wann die Fachkraft verfügbar ist, und diese rechtzeitig in Ihren Dienstplan eintragen.

Alle Updates werden automatisch im System angezeigt — auf Wunsch erhalten Sie Benachrichtigungen per E-Mail.

Laborassistenz

5. Anerkennungsverfahren & beschleunigtes Fachkräfteverfahren

Wir übernehmen für Sie sämtliche Schritte, damit internationale Qualifikationen schnell und rechtssicher anerkannt werden. Die erforderliche behördliche Abstimmung erfolgt in der Regel innerhalb von 4 bis 8 Wochen.

  • Durchführung des gesamten Anerkennungsverfahrens inkl. Übersetzungen und Behördengängen
  • Einleitung und umfassende Begleitung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens nach § 81a Aufenthaltsgesetz
  • Koordination aller Abstimmungen mit Ausländerbehörden, Fachkräftezentralstellen und Auslandsvertretungen

Ihr Vorteil: Sie erhalten einen transparenten, rechtssicheren Prozess, der Wartezeiten verkürzt und den Einsatz Ihrer neuen Fachkräfte planbar macht.

Laborassistenz

6. Visum, Anreise & Unterkunft

Nach erfolgreicher Visabehandlung im Herkunftsland — die Ausstellung erfolgt in der Regel innerhalb von 21 Werktagen — begleiten wir Ihre neuen Fachkräfte bei allen weiteren Schritten bis zur sicheren Ankunft in Deutschland.

  • Unterstützung bei der kompletten Visumbeantragung inklusive enger Abstimmung mit allen zuständigen Behörden
  • Organisation einer geeigneten Unterkunft sowie detaillierte Koordination der gesamten Flug- und Anreisemodalitäten
  • Umfassende Betreuung durch unsere Partnerbüros im Herkunftsland, um einen durchgehend reibungslosen Ablauf sicherzustellen

Ihr Vorteil: Sie können sich darauf verlassen, dass Ihre neuen Fachkräfte gut vorbereitet, sicher anreisen und nahtlos in Ihre Einrichtung starten.

7. Ankommen, durchstarten & volle Integration

Nach der Einreise begleiten wir Ihre neuen Mitarbeiter:innen zwölf Monate lang bei allen wichtigen Schritten – fachlich, sprachlich und sozial. Damit entlasten wir Ihre Einrichtung spürbar im Alltag.

  • Übergabe der Unterkunft & Orientierung vor Ort
  • Anmeldung bei Stadt und Behörden
  • Beantragung der Steuer-ID & Eröffnung eines Bankkontos
  • Begleitung zu ersten Arztbesuchen
  • Organisation der Anmeldung von Kindern in Kita, Schule oder Hort
  • Unterstützung bei der Einrichtung von Strom-, Internet- und weiteren Verträgen
  • Persönliche Begleitung während der ersten Arbeitstage in Ihrer Einrichtung

Ihr Vorteil: Ihre neuen Fachkräfte finden sich schnell zurecht, sind stabil integriert und stehen Ihrer Einrichtung vom ersten Tag an voll einsatzbereit zur Verfügung.

Herzdiagnostik

Ihre Vorteile auf einen Blick

Keine Vorkosten – Honorare werden erst nach Arbeitsbeginn fällig

Persönliche Bedarfsermittlung vor Ort (innerhalb von 3 Werktagen)

Exklusiver Zugang zur Medeed-Bewerberdatenbank: Profile, Lebensläufe, Präsentationsvideos

Direkte Online-Terminierung der Vorstellungsgespräche

Zusage, Honorarvertrag & Bevollmächtigung komplett online

Live-Status: Vorabzustimmung, Visum, Flug & verlässliche Einreiseorganisation

Volle Transparenz & Planungssicherheit für Ihre Dienstpläne

Faire, gestaffelte Honorargestaltung über 12 Monate

97 % Erfolgsquote – Fachkräfte bleiben über 24 Monate

Deutliche Entlastung Ihrer Personalabteilung

Kostenfreie Ersatzgarantie – innerhalb von 60 Tagen

Nachhaltige Integration & Betreuung bis zu 1 Jahr

Jetzt Unverbindlich kontaktieren
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Kontaktieren Sie uns – professionell & zuverlässig

Sie möchten Ihre Personalplanung kurzfristig oder strategisch sichern?
Sprechen Sie mit uns – persönlich, klar und vertraulich.

Wir bieten Ihnen:

  • MedPortal-Zugang – Prozesse, Dokumente und Status jederzeit transparent im Blick.
  • Profile in 7 Tagen – geprüfte Fachkräfte sofort verfügbar und einsatzbereit.
  • Komplette Abwicklung – Anerkennung, Visa und Behördenwege aus einer Hand.
  • Langfristige Sicherheit – 97 % der Fachkräfte bleiben über 24 Monate.
  • Volle Kontrolle – transparente Verträge, keine Vorabzahlungen, klare Strukturen.

Ihre Anfrage beantworten wir innerhalb von 24 Stunden – persönlich, transparent und verbindlich.

Auf Wunsch erhalten Sie eine vollständige Dokumentation zu unserem Verfahren, Anerkennungsbegleitung, Qualifikationsnachweisen und Musterverträgen für Ihre Einrichtung.

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