Integration Begleitung

Wir begleiten Ihre neue Fachkraft und ihre einbezogene Familie zwölf Monate ab Einreise. In den ersten drei Tagen unterstützen wir persönlich beim Ankommen und bei der Orientierung. Zum abgestimmten Starttermin begleiten wir die Fachkraft zur Arbeit und stellen sie in Ihrer Einrichtung persönlich vor. Anschließend führt ein zuständiger Medeed-Mentor die Begleitung fort und koordiniert sieben geplante gemeinsame Gespräche mit der Fachkraft und Ihrer Führungskraft.

Sie konzentrieren sich auf die fachliche Einarbeitung und die Versorgung. Wir kümmern uns um die Organisation des Ankommens und die vereinbarten privaten Alltagsthemen. Ihre neue Fachkraft erhält dafür eine feste Anlaufstelle und kann sich stärker auf ihre Aufgaben, das Lernen und die Zusammenarbeit im Team konzentrieren.

Unser Ziel: weniger organisatorisch bedingte Abwesenheiten, weniger vermeidbarer Stress und eine langfristige Zusammenarbeit. Wenn wir Erledigungen übernehmen und notwendige persönliche Termine gut vorbereiten, muss die Fachkraft dafür möglichst wenig Arbeitszeit oder Urlaub einsetzen. Sie weiß, wer sich um ihre Anliegen kümmert, und kann mit mehr Ruhe in ihren beruflichen Alltag starten.

Auch Ihre Einrichtung spart eigenen Betreuungsaufwand: Ihre Personalabteilung, Stationsleitungen und weiteren Mitarbeitenden müssen die von Medeed übernommenen privaten Anliegen nicht zusätzlich bearbeiten. Dadurch können Sie die dafür gebundene Arbeitszeit und die damit verbundenen internen Personalkosten reduzieren.

Entlastung, die Ihre Einrichtung im Alltag unterstützt

Die private Alltagsorganisation übernimmt Medeed

Ein Behördenbrief, fehlende Unterlagen für das Bankkonto oder Fragen zur Wohnungssuche: Für diese Anliegen wendet sich die Fachkraft unmittelbar an Medeed. Unser Team übernimmt die Bearbeitung im vereinbarten Umfang und stimmt die nächsten Schritte direkt mit ihr ab. Ihre Personalabteilung muss weder die zuständige Stelle suchen noch Formulare erklären, private Termine organisieren oder die dazugehörigen Rückfragen verfolgen.

Ihre Mitarbeitenden werden gezielt eingebunden, wenn eine Arbeitgeberangabe, eine Entscheidung oder eine betriebliche Abstimmung erforderlich ist. Die laufende Organisation der von uns übernommenen Alltagsthemen bleibt bei Medeed.

Weniger interner Betreuungsaufwand und damit verbundene Personalkosten

Stationsleitungen, Bereichsleitungen und Praxisanleitende brauchen Zeit, um neue Mitarbeitende fachlich einzuarbeiten. Für die übernommenen organisatorischen und persönlichen Anliegen ist Medeed die zuständige Anlaufstelle. Sie müssen dafür keine Kolleginnen und Kollegen aus dem Team mit der privaten Betreuung beauftragen.

Das entlastet Ihre Einrichtung auch wirtschaftlich: Für die von uns erledigten Aufgaben fällt weniger eigene Bearbeitungs- und Koordinationszeit an. Die damit verbundenen internen Personalkosten für die Betreuung können sinken. Die gewonnene Zeit steht für Führung, fachliche Anleitung und Versorgung zur Verfügung.

Schwierigkeiten früher ansprechen

Regelmäßiger Austausch eröffnet die Möglichkeit, Unsicherheiten zu erkennen, bevor sie sich verfestigen. Was braucht die Fachkraft noch? Welche Erwartungen bestehen im Team? Welche organisatorische Frage behindert den Einstieg? Gemeinsam lassen sich konkrete nächste Schritte vereinbaren.

Mehr Ruhe für Fachkraft und Familie

Eine neue Sprache, unbekannte Formulare und die Sorge, etwas Wichtiges zu versäumen, können den Start belasten. Bei Medeed weiß die Fachkraft, an wen sie sich wenden kann und welche Schritte vorbereitet werden. Wir beziehen die vereinbarte Familienbegleitung ein, damit auch Fragen zu Betreuung, Schule und Alltag bearbeitet werden. Das schafft Orientierung und soll helfen, den Kopf für Einarbeitung und Arbeit freizubekommen.

Weniger vermeidbare Abwesenheiten im Dienstalltag

Wir übernehmen organisatorische Erledigungen, bereiten Unterlagen vollständig vor und stimmen notwendige persönliche Termine frühzeitig ab. Damit soll die Fachkraft seltener Arbeit unterbrechen, einen Dienst umplanen lassen oder Urlaub für vermeidbare Erledigungen einsetzen müssen. Ein bekanntes Vorgehen und vorbereitete Termine können auch zusätzliche Wege wegen fehlender Unterlagen vermeiden helfen.

Für persönlich erforderliche Termine berücksichtigen wir den Dienstplan und die verfügbaren Termine der zuständigen Stelle. Ihre Einrichtung erhält dadurch eine bessere Grundlage für notwendige betriebliche Abstimmungen.

Frühen Trennungen entgegenwirken

Aus unserer Erfahrung können ungelöste Alltagsfragen den beruflichen Start erheblich belasten. Wenn sich Sorgen, zusätzliche Wege und kurzfristige Abwesenheiten häufen, können auch Spannungen zwischen Fachkraft und Einrichtung entstehen. Mit persönlicher Betreuung und regelmäßigem Austausch greifen wir diese Schwierigkeiten früh auf. So wollen wir vermeidbaren vorzeitigen Beendigungen des Arbeitsverhältnisses entgegenwirken und eine langfristige Zusammenarbeit unterstützen.

Der Einstieg beginnt mit einer abgestimmten Ankunft

Noch vor der Anreise stimmen wir die organisatorischen Übergänge ab: Wer empfängt die Fachkraft? Wo wird sie zunächst wohnen? Wann findet der erste Termin in Ihrer Einrichtung statt? Welche Unterlagen und Kontakte werden benötigt?

Die vereinbarte Ankunftsorganisation umfasst den persönlichen Empfang am abgestimmten Flughafen und die Weiterfahrt zur ersten Unterkunft. Bei der Übergabe werden Ausstattung, Schlüssel und offene Punkte besprochen. Die Fachkraft erhält die notwendigen Kontakte für ihre ersten Tage.

Persönlicher Empfang am Flughafen und gemeinsame Orientierung nach der Ankunft

Die ersten drei Tage: Wir begleiten persönlich

In den ersten drei Tagen nach der Ankunft begleiten wir die Fachkraft persönlich bei den vereinbarten Ankommens- und Orientierungsschritten. Wir zeigen ihr die Umgebung der Unterkunft, Einkaufsmöglichkeiten und wichtige Anlaufstellen. Gemeinsam machen wir sie mit dem Arbeitsweg vertraut, ordnen die ersten Aufgaben und erklären die weitere Zusammenarbeit über das MedPortal. Behördentermine richten sich nach den verfügbaren Terminen der jeweiligen Stelle.

Ihre Entlastung: Sie müssen für diese Orientierung vor Ort keine Mitarbeitenden aus Ihrer Personalabteilung oder Ihrem Team bereitstellen. Medeed übernimmt die persönliche Ankommensbegleitung.

Wir begleiten die Fachkraft zur Arbeit und stellen sie persönlich vor

Zum abgestimmten Starttermin begleiten wir die Fachkraft zu Ihrer Einrichtung und stellen sie den zuständigen betrieblichen Ansprechpersonen persönlich vor. Gemeinsam klären wir Treffpunkt, ersten Dienst, benötigte Unterlagen und offene organisatorische Fragen. Danach bleibt der Medeed-Mentor für die weitere Integrationsbegleitung ansprechbar.

Ihre Entlastung: Sie empfangen eine Fachkraft, deren organisatorischer Start mit Medeed vorbereitet wurde. Ihr Team kann sich auf das Kennenlernen und die fachliche Einführung konzentrieren.

Ein Mentor, der die Begleitung zusammenführt

Ihr Medeed-Mentor ist die koordinierende Ansprechperson für die Integrationsbegleitung. Er hält den Kontakt zur Fachkraft und Ihrer zuständigen Führungskraft und bezieht bei Bedarf die regionale MedBase sowie die zuständigen Medeed-Fachbereiche ein.

So erhält ein Anliegen einen nachvollziehbaren Weg: Es wird aufgenommen, mit den richtigen Beteiligten besprochen und in konkrete Aufgaben übersetzt. Ihre Einrichtung muss dafür nicht selbst verschiedene externe Kontakte zusammenbringen.

Der Mentor begleitet den Austausch über den Einstieg, unterstützt bei Missverständnissen und hält vereinbarte nächste Schritte nach. Auch zwischen den geplanten Gesprächen können sich die Beteiligten über die vereinbarten Kontaktwege melden.

Eine feste interne Ansprechperson in Ihrer Einrichtung ergänzt diese Begleitung. Sie kennt die fachlichen Anforderungen und die Abläufe Ihres Hauses; der Medeed-Mentor koordiniert die Unterstützung rund um die Integration.

Gemeinsame Abstimmung zwischen Medeed und einer Gesundheitseinrichtung

Sieben Gespräche mit einem klaren Zweck

Am gemeinsamen Austausch nehmen die Fachkraft, die zuständige Führungskraft Ihrer Einrichtung und der Medeed-Mentor teil. Die Gespräche geben beiden Seiten Gelegenheit, Fortschritte, Erwartungen und Unterstützungsbedarf anzusprechen.

Sieben Gespräche mit einem klaren Zweck
Gespräch	Geplanter Zeitpunkt	Nutzen für die Zusammenarbeit
1. Start	Rund zwei Wochen nach Arbeitsbeginn	Erste Erfahrungen aufgreifen und offene Einstiegsfragen klären.
2. Eingewöhnung	Rund vier Wochen nach Arbeitsbeginn	Orientierung im Team und Unterstützungsbedarf besprechen.
3. Entwicklung	Rund drei Monate nach Arbeitsbeginn	Fortschritte betrachten und nächste Ziele abstimmen.
4. Vorbereitung des Probezeitendes	Rund vier Wochen vor Ablauf der Probezeit	Verbleibende Schwierigkeiten rechtzeitig bearbeiten.
5. Probezeitrückblick	Rund ein bis zwei Wochen vor Ablauf der Probezeit	Entwicklung einordnen und Perspektiven besprechen.
6. Stabilisierung	Im neunten Begleitungsmonat	Die inzwischen entstandene Zusammenarbeit überprüfen.
7. Jahresabschluss	Gegen Ende des Begleitungsjahres	Offene Aufgaben und die anschließende Betreuung klären.

Die ersten fünf Zeitpunkte orientieren sich an einer sechsmonatigen Probezeit. Bei abweichenden Verläufen wird die Planung angepasst. Alle sieben Gespräche liegen innerhalb der zwölfmonatigen Begleitung ab Einreise; zusätzliche Gespräche werden bei Bedarf abgestimmt. Der persönliche Vorstellungstermin in Ihrer Einrichtung kommt ergänzend hinzu.

Aus Rückmeldungen werden Aufgaben

Ein hilfreiches Gespräch endet mit einer verständlichen Vereinbarung: Was wird als Nächstes getan, wer übernimmt die Aufgabe und wann betrachten wir die Entwicklung erneut?

Beispielsweise kann ein Gespräch ergeben, dass die fachliche Einführung gut verläuft, die Fachkraft aber Zuständigkeiten im Team noch nicht sicher kennt. Ihre Einrichtung kann die internen Kontakte verdeutlichen; der Mentor greift die offenen Fragen im weiteren Austausch auf. So verbindet sich betriebliche Rückmeldung mit gezielter Unterstützung.

Persönlicher Austausch zum beruflichen Einstieg

Wohnen und Alltagsorganisation: konkrete Hilfe außerhalb des Dienstes

Erste Unterkunft und weitere Wohnplanung

Die anfängliche Unterbringung und der Übergang in eine längerfristige Wohnung werden frühzeitig miteinander betrachtet. Für die Fachkraft ist die bereitgestellte erste Unterkunft nach der geltenden Vereinbarung für mindestens einen und höchstens drei Monate einschließlich Nebenkosten kostenfrei. Dauer und Kostenverteilung mit Ihrer Einrichtung werden vor der Einreise geklärt.

Bei Bedarf stellt Medeed die Kaution für die vereinbarte erste Unterkunft. Eine spätere Freigabe nach mietvertraglicher Abrechnung fließt an Medeed zurück. Für nachfolgende Wohnungen und familienbezogene Zusatzkosten gelten die jeweils gesonderten Vereinbarungen.

Bei der weiteren Wohnungssuche unterstützen wir mit Anfragen, Bewerbungsunterlagen und der Vorbereitung von Besichtigungen. Arbeitsweg, Haushaltsbudget und Familiengröße fließen in die Planung ein. Eine bestimmte Wohnung oder ein verbindlicher Einzugstermin hängen auch von Verfügbarkeit und Vermieterentscheidung ab.

Ihre Entlastung: Ihre Personalabteilung erhält einen abgestimmten Ansprechpartner für die Wohnplanung. Sie muss die einzelnen Suchanfragen und organisatorischen Rückfragen nicht selbst begleiten.

Persönliche Begleitung beim Ankommen in der ersten Unterkunft

Wohnsitzanmeldung und Ummeldung

Medeed übernimmt die organisatorische Vorbereitung der Wohnsitzanmeldung: Wir klären mit der Fachkraft den Meldetermin, stellen die benötigten Nachweise zusammen und begleiten abgestimmte Termine. Nach einem Wohnungswechsel kümmern wir uns mit ihr um die erforderlichen weiteren Schritte.

Ihre Entlastung: Ihre Personalabteilung muss die Anmeldung nicht organisieren, Unterlagenlisten erklären oder eine Begleitperson stellen. Medeed erledigt diese Vorbereitungen direkt mit der Fachkraft.

Strom, Internet und der neue Haushalt

Wir unterstützen bei notwendigen Versorgungsanmeldungen und organisatorischen Fragen zu Telefon, Internet und der Einrichtung des Haushalts. Dazu gehört auch, angeforderte Unterlagen für Anschaffungen zusammenzustellen.

Ihre Entlastung: Fragen zum privaten Haushalt erhalten eine eigene Anlaufstelle und müssen nicht zusätzlich im Stations- oder Personalbüro gelöst werden.

Behörden, Formulare und Unterlagen: Wir übernehmen die vereinbarte Koordination

Aufenthalt nach der Einreise

Für die nächsten aufenthaltsbezogenen Schritte klären wir die zuständige Stelle, bereiten die erforderlichen Unterlagen vor und koordinieren das vereinbarte Verfahren mit entsprechender Vollmacht. Wir unterstützen bei Nachforderungen und begleiten abgestimmte persönliche Termine.

Benötigen wir Angaben Ihrer Einrichtung, erhalten Sie eine konkrete Anfrage. So können Sie die erforderliche Mitwirkung gezielt erledigen. Entscheidungen der Behörde und die Prüfung der Beschäftigungsvoraussetzungen bleiben bei den jeweils zuständigen Beteiligten.

Ihre Entlastung: Die laufende organisatorische Abstimmung muss nicht vollständig in Ihrer Personalabteilung aufgebaut und nachgehalten werden.

Konto, Steuer-ID und persönliche Nachweise

Wir übernehmen die organisatorische Vorbereitung der Kontoeröffnung und unterstützen die Klärung von Fragen zur Steuer-ID. Gemeinsam mit der Fachkraft stellen wir die angeforderten Nachweise zusammen und stimmen erforderliche nächste Schritte ab. Die Kontoeröffnung und persönliche Identifizierung erfolgen zwischen der Fachkraft und der Bank.

Ihre Entlastung: Ihre Mitarbeitenden müssen der Fachkraft den Weg zum Bankkonto nicht selbst erklären oder deren persönliche Unterlagen dafür organisieren. Medeed übernimmt diese Begleitung; Ihre Entgeltabrechnung konzentriert sich auf die betrieblichen Abrechnungsschritte.

Brief- und Formularservice

Ein Brief von einer Behörde, der Krankenkasse oder dem Rundfunkbeitragsservice kann viele Fragen auslösen: Was wird verlangt? Welche Unterlagen fehlen? Muss ich irgendwo hingehen? Bis wann muss ich reagieren? Unser Brief- und Formularservice nimmt sich dieser Fragen an.

Die Fachkraft lädt das vollständige Schreiben direkt im MedPortal hoch. Unser zuständiges Team erklärt den Inhalt und erkennbare Fristen, bereitet Antworten und Formulare anhand bestätigter Angaben vor und stimmt erforderliche Unterschriften sowie die Einreichung ab. Die vereinbarte Kommunikation und dazugehörige Rückfragen übernehmen wir mit der erforderlichen Beauftragung.

So hilft der Service, vermeidbare Abwesenheiten zu reduzieren: Viele schriftliche Anliegen lassen sich vorbereiten und bearbeiten, ohne dass die Fachkraft dafür eine zusätzliche Beratungsstelle aufsuchen oder während ihres Dienstes selbst nach Ansprechpartnern suchen muss. Wo eine persönliche Vorsprache erforderlich ist, klären wir vorher Anlass und Unterlagen.

Ihre Entlastung: Private Briefe und Formulare werden direkt mit Medeed bearbeitet. Ihre Personalabteilung muss diese Schreiben nicht erklären, Antworten entwerfen oder den weiteren Schriftwechsel begleiten. Die Fachkraft erhält Klarheit über die nächsten Schritte und muss mit der Frage, was sie jetzt tun soll, nicht allein bleiben.

Eltern und Kind gemeinsam am neuen Wohnort

Familie mitdenken und das Ankommen gemeinsam ermöglichen

Die einbezogene Familie erhält Unterstützung innerhalb desselben Begleitungszeitraums wie die Fachkraft. Reist sie später nach, stimmen wir die verbleibenden Schritte mit ihrer tatsächlichen Situation ab.

Der Nutzen für Ihre Einrichtung: Familienfragen werden frühzeitig bearbeitet. Das soll der Fachkraft helfen, beruflichen Einstieg und Familienalltag besser miteinander zu vereinbaren. Die Dienstplanung kann auf geklärte Rahmenbedingungen reagieren, sobald diese feststehen.

Kita, Schule und Betreuung

Wir helfen beim Kontakt zu den örtlich zuständigen Stellen, bei Anmeldungen und bei der Vorbereitung vereinbarter Gespräche. Auch Eingewöhnung, Schulweg und Betreuungszeiten werden berücksichtigt. Verfügbare Plätze und Aufnahmeentscheidungen liegen bei den jeweiligen Einrichtungen und Stellen.

Familienleistungen und organisatorische Rückfragen

Bei Anträgen, etwa auf Kindergeld, helfen wir beim Ordnen der Nachweise und beim Ausfüllen der erforderlichen Formulare. Rückfragen können über das MedPortal bearbeitet werden.

Berufliche Perspektiven des Ehepartners

Auf eigenen Auftrag des Ehepartners kann Medeed nach der Einreise auch dessen Arbeitsvermittlung begleiten. Dabei werden Qualifikation, Sprachstand, Beschäftigungsvoraussetzungen und passende Arbeitszeiten berücksichtigt. Für Sprachkurse der Angehörigen helfen wir bei der Suche nach externen Angeboten.

Gesundheit, Mobilität und soziale Orientierung

Krankenkasse und Arzttermine

Medeed unterstützt bei Versicherungsnachweisen, organisatorischen Rückfragen zur Krankenkasse und der Suche nach geeigneten Arztpraxen. Für einbezogene Angehörige helfen wir auch, die Prüfung einer möglichen Familienversicherung vorzubereiten. Vereinbarte Termine werden vorbereitet und bei Bedarf mit Einverständnis der betroffenen Person begleitet.

Für Ihre Einrichtung entsteht eine Anlaufstelle für private Organisationsfragen rund um die Gesundheitsversorgung. Medizinische Entscheidungen liegen bei den behandelnden Fachpersonen.

Arbeitswege, Führerschein und Mobilität

Eine gut vorbereitete Verbindung zwischen Wohnung und Arbeitsort erleichtert den Einstieg. Weiterer Unterstützungsbedarf kann Führerscheinanträge, eine Fahrschulanmeldung oder organisatorische Schritte rund um ein eigenes Fahrzeug betreffen.

Auch bei angeforderten Unterlagen für Autokauf, Finanzierung oder Leasing kann Medeed unterstützen. Entsprechendes gilt für Möbelkauf oder Ratenzahlungsunterlagen. Persönliche Verträge und Zahlungen bleiben Sache der Fachkraft; Medeed übernimmt dabei keine Bürgschaft.

Kontakte am neuen Wohnort

Wir unterstützen die Orientierung zu Vereinen, Freizeitmöglichkeiten und geeigneten Anlaufstellen. Bei persönlichen Schwierigkeiten hilft der zuständige Kontakt, das Anliegen einzuordnen und bei Bedarf passende Beratung einzubeziehen.

Für Ihre Einrichtung steht dahinter ein klares Ziel: Die neue Fachkraft soll auch außerhalb der Arbeit Orientierung und Anschluss finden können. Der Arbeitsplatz muss nicht die einzige Anlaufstelle für alle Fragen des neuen Lebensabschnitts sein.

Den beruflichen Einstieg gemeinsam begleiten

Erwartungen verständlich machen

Mit einer neuen Einrichtung kommen neue Abläufe, Zuständigkeiten und Kommunikationsgewohnheiten. Der gemeinsame Austausch bietet Raum, Erwartungen auszusprechen und unterschiedliche Wahrnehmungen zu klären.

Dabei helfen konkrete Fragen: Weiß die Fachkraft, wen sie bei Unsicherheit anspricht? Sind die nächsten Einarbeitungsschritte verständlich? Wo erlebt das Team Fortschritte? Welche Rückmeldung braucht die Fachkraft, um sich weiterzuentwickeln?

Ihre Führungskraft bringt die betriebliche Perspektive ein. Die Fachkraft schildert ihre Erfahrungen. Medeed unterstützt die Verständigung und koordiniert die vereinbarten Schritte der Integrationsbegleitung.

Sprachliche Entwicklung nach der Einreise

Auch nach einer sprachlichen Vorbereitung können im Berufsalltag neue Lernbedarfe sichtbar werden. Wir besprechen diese mit der Fachkraft und stimmen erforderliche weitere Unterstützung ab. Werden zusätzliche Kurse vereinbart, berücksichtigen wir Lernstand, berufliche Anforderungen und die Vereinbarkeit mit dem Dienstplan.

Zusätzliche Kurse nach der Einreise gehören nicht automatisch zur Integrationsbetreuung. Umfang und Finanzierung werden vor Beginn geklärt; bestehende verbindliche Kurszusagen bleiben erhalten.

Laufende Anerkennung organisatorisch begleiten

Setzt die Fachkraft ihre Anerkennung in Deutschland fort, stimmen wir die vereinbarten weiteren Schritte mit den Beteiligten ab. Das kann die Organisation von Nachweisen, Qualifizierungsterminen und Prüfungen betreffen.

Für Ihre Einrichtung ist entscheidend, welche betrieblichen Termine und Angaben dafür gebraucht werden. Die fachliche Anleitung und die Planung zulässiger Tätigkeiten liegen bei Ihnen.

Perspektiven für die weitere Zusammenarbeit

Im weiteren Austausch können auch Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb Ihrer Einrichtung zur Sprache kommen. Welche nächsten Lernziele sind sinnvoll? Welche Interessen bringt die Fachkraft mit? Wo gibt es eine gemeinsame berufliche Perspektive? Ihre Einrichtung gestaltet diese Möglichkeiten; Medeed unterstützt die Abstimmung im Rahmen der Begleitung.

Bei Schwierigkeiten früh ins Gespräch kommen

Ein Anliegen sollte nicht bis zum nächsten geplanten Mentorgespräch warten müssen. Wenn sich im Alltag Probleme zeigen, können Fachkraft und Einrichtung den vereinbarten Kontakt nutzen und eine zeitnahe Abstimmung anstoßen.

Gemeinsam unterscheiden wir, worum es geht: eine organisatorische Aufgabe, ein Missverständnis, einen fachlichen Lernbedarf oder eine persönliche Belastung. Daraus ergibt sich, wer sinnvoll unterstützen kann.

Gemeinsam zu konkreten nächsten Schritten

Ein hilfreicher Ablauf umfasst vier Schritte:

Situation beschreiben: Die Beteiligten schildern konkret, was passiert ist und welche Unterstützung benötigt wird.
Zuständigkeit klären: Wir bestimmen gemeinsam, welche Aufgabe Medeed, die Fachkraft oder Ihre Einrichtung übernimmt.
Nächste Schritte vereinbaren: Maßnahmen und Rückmeldetermine werden verständlich festgehalten.
Entwicklung besprechen: Wir prüfen im weiteren Austausch, ob die vereinbarte Unterstützung hilft oder angepasst werden sollte.

Die Begleitung schafft Raum für beide Perspektiven. Persönliche Anliegen werden vertraulich behandelt; der gemeinsame Austausch konzentriert sich auf die für die Zusammenarbeit erforderlichen Themen.

Erreichbarkeit bei dringenden organisatorischen Notfällen

Die Medeed-Hotline 0800 144 7777 ist innerhalb Deutschlands erreichbar. Für dringende organisatorische Notfälle besteht auch außerhalb der regulären Servicezeiten eine Kontaktmöglichkeit rund um die Uhr, beispielsweise bei einem akuten Ausfall der vereinbarten Unterbringung.

Gewöhnliche Serviceanliegen werden über das MedPortal und während der mitgeteilten Servicezeiten bearbeitet. Medizinische Notfälle gehören unmittelbar zum zuständigen Rettungs- oder Notdienst.

Das MedPortal verbindet persönliche Begleitung mit nachvollziehbarer Organisation

Über das MedPortal reichen Fachkräfte benötigte Unterlagen ein, übermitteln Anliegen und erhalten Rückmeldungen. Ihre Einrichtung nutzt ihren freigegebenen Zugang für die für sie vorgesehenen Informationen und die Kommunikation mit Medeed.

So können Unterlagen, Rückfragen und die nächsten vereinbarten Schritte an einem gemeinsamen organisatorischen Ausgangspunkt zusammenlaufen. Persönliche Gespräche und abgestimmte Begleitungen ergänzen diesen Weg.

Die richtigen Informationen für Ihre Einrichtung

Für Arbeitgeber sind vor allem die betrieblich relevanten Aufgaben, Termine und Abstimmungen wichtig. Private Familien-, Gesundheits- und Finanzangelegenheiten werden nicht automatisch für Ihre Einrichtung zugänglich. Welche persönlichen Themen in ein gemeinsames Gespräch eingebracht werden, wird mit der Fachkraft abgestimmt.

Sie erhalten damit die für Ihre Zusammenarbeit vorgesehenen Informationen, während persönliche Anliegen einen vertraulichen Rahmen behalten.

Digitale Informationen von Medeed auf einem Laptop

Klare Zuständigkeiten machen die Entlastung wirksam

Klare Zuständigkeiten machen die Entlastung wirksam
Aufgabe	Beitrag von Medeed	Beitrag Ihrer Einrichtung
Ankunft und Orientierung	Vereinbarte Empfangs- und Ankommensschritte koordinieren und begleiten.	Betriebliche Kontakte und den Termin für den Einstieg abstimmen.
Wohnen und Alltag	Die vereinbarte persönliche und organisatorische Unterstützung leisten.	Arbeitgebernachweise bereitstellen, soweit diese benötigt werden.
Behördliche Schritte	Mit entsprechender Beauftragung Unterlagen, Kommunikation und Termine koordinieren.	Erforderliche Arbeitgeberangaben bestätigen und eigene Pflichten erfüllen.
Fachliche Einarbeitung	Organisatorische Fragen und den gemeinsamen Austausch begleiten.	Einarbeitung, Anleitung, Aufgaben und betriebliche Einführung verantworten.
Zusammenarbeit im Team	Den Austausch mit dem Mentor koordinieren und vereinbarte Schritte nachhalten.	Zuständige Führungskraft benennen und konkrete Rückmeldungen geben.
Dienstplanung	Relevante organisatorische Termine zur Abstimmung einbringen.	Dienste und erforderliche betriebliche Freistellungen planen.
Persönliche Familienanliegen	Die einbezogene Familie im vereinbarten Rahmen begleiten.	Betriebliche Schnittstellen bei Bedarf abstimmen.

Die Fachkraft wirkt ebenfalls aktiv mit: Sie reicht angeforderte Informationen ein, bestätigt persönliche Angaben, nimmt notwendige Termine wahr und spricht Schwierigkeiten frühzeitig an. Diese Zusammenarbeit ermöglicht eine gezielte Bearbeitung.

Den Kopf frei für den Beruf. Mehr Planbarkeit für Ihre Einrichtung.

Gerade zu Beginn kommen viele Aufgaben gleichzeitig zusammen: Die Fachkraft lernt ihre neue Arbeitsstelle kennen, muss sich am Wohnort zurechtfinden und persönliche Unterlagen, Termine und Familienfragen ordnen. Wer dabei nicht weiß, wo er anfangen soll, nimmt diese Unsicherheit leicht mit in den Arbeitstag.

Medeed365 setzt an diesen konkreten Aufgaben an. Die Fachkraft kann ihr Anliegen direkt an unser zuständiges Team geben. Wir übernehmen die vereinbarten Erledigungen, bereiten ihre eigenen Mitwirkungsschritte vor und geben Rückmeldung zum weiteren Vorgehen. Sie erhält eine persönliche Begleitung, die ihr Orientierung gibt und organisatorische Arbeit abnimmt.

Gesundheitsfachkräfte gemeinsam im Team ihrer Einrichtung

Welche Leistung welche Entlastung schaffen soll

Welche Leistung welche Entlastung schaffen soll
Unser Service	Was wir konkret übernehmen	Beabsichtigte Entlastung für Fachkraft und Einrichtung
Anmeldung und Behördenorganisation	Zuständigkeit klären, Unterlagen vorbereiten, Termine abstimmen und vereinbarte Kommunikation übernehmen.	Weniger eigene Recherche und vermeidbare zusätzliche Behördengänge; notwendige Abwesenheiten früher planen.
Konto und persönliche Nachweise	Die organisatorische Vorbereitung und Klärung angeforderter Unterlagen direkt mit der Fachkraft bearbeiten.	Weniger Rückfragen an das Personalbüro und weniger selbst zu organisierende Vorbereitungsschritte.
Brief- und Formularservice	Schreiben einordnen, Antworten vorbereiten und den vereinbarten weiteren Schriftwechsel betreuen.	Weniger Unsicherheit wegen unbekannter Schreiben und weniger zusätzliche Wege zur Klärung schriftlicher Anliegen.
Wohnung und Versorgung	Wohnungsanfragen, benötigte Nachweise und die vereinbarten Schritte bei Einzug und Versorgungsanmeldungen begleiten.	Die Fachkraft muss ihre Wohnorganisation nicht allein bewältigen; private Anliegen erhalten eine feste Anlaufstelle.
Familie, Kita und Schule	Anmeldungen, Unterlagen und abgestimmte Gespräche organisatorisch begleiten.	Mehr Klarheit über den Familienalltag und frühere Abstimmung noch offener Betreuungsfragen.
Persönlicher Mentor	Anliegen aufgreifen, gemeinsame Gespräche koordinieren und nächste Schritte nachhalten.	Missverständnisse und Überforderung früher erkennen; vermeidbaren Konflikten und frühen Trennungen entgegenwirken.
Direkte Betreuung durch Medeed	Alltagsanliegen unmittelbar mit der Fachkraft bearbeiten und nur benötigte Arbeitgeberbeiträge gezielt anfordern.	Weniger Arbeitszeit von Personalabteilung und Führungskräften für private Erledigungen binden; den entsprechenden internen Personalkostenaufwand reduzieren.

Weniger Arbeitszeit und Urlaub für vermeidbare Erledigungen einsetzen

Für Aufgaben, die Medeed mit entsprechender Beauftragung vollständig übernehmen kann, braucht die Fachkraft keinen eigenen Termin zur Erledigung. Ein Schreiben kann beispielsweise über das MedPortal bearbeitet werden; die Vorbereitung muss nicht erst in einem zusätzlichen persönlichen Beratungstermin erfolgen. Das kann den Bedarf an Abwesenheiten oder Urlaub für solche organisatorischen Aufgaben verringern.

Persönlich erforderliche Schritte bleiben Teil des Ablaufs, etwa eine Identifizierung oder ein ausdrücklich angeordneter Behördentermin. Wir bereiten sie vor und stimmen sie unter Berücksichtigung des Dienstplans und der Terminverfügbarkeit ab. So soll aus einer notwendigen Vorsprache möglichst kein zusätzlicher Aufwand durch fehlende Unterlagen oder ungeklärte Zuständigkeiten entstehen.

Organisatorische Bearbeitung und Bestätigung von Unterlagen

Sorgen ansprechen und den beruflichen Start stabilisieren

Die Fachkraft soll wissen: Es gibt jemanden, der das Anliegen kennt und mit mir den nächsten Schritt klärt. Diese Sicherheit kann organisatorischen Stress verringern und dabei helfen, sich auf Einarbeitung, Team und Aufgaben zu konzentrieren. Auch die Sorge um mitreisende Angehörige erhält durch die Familienbegleitung einen konkreten Ansprechpartner.

In den Mentorgesprächen greifen wir auf, wenn sich Belastungen auf die Zusammenarbeit auswirken. Durch frühzeitige Klärung wollen wir verhindern helfen, dass lösbare Alltagsprobleme zu dauerhaften Spannungen und schließlich zu einer vermeidbaren Trennung führen.

Persönliche Ansprechpartnerin für Anliegen und die nächsten Schritte

Interne Personalkosten für die Betreuung reduzieren

Auch in Ihrer Einrichtung bindet jede zusätzlich übernommene Erledigung bezahlte Arbeitszeit: Jemand muss Schreiben erklären, Kontakte herstellen, Rückfragen verfolgen oder private Termine organisieren. Häufen sich solche Aufgaben, werden mehrere Beschäftigte neben ihren eigentlichen Tätigkeiten mit der persönlichen Alltagsbetreuung beansprucht.

Diese Betreuungsarbeit übernimmt Medeed im vereinbarten Umfang. Die Fachkraft wendet sich unmittelbar an unser zuständiges Team. Ihre Personalabteilung muss den Vorgang nicht selbst bearbeiten; Ihre Führungskräfte müssen für diese privaten Erledigungen keine Mitarbeitenden aus dem Team einsetzen.

Damit können Sie den eigenen Personalaufwand und die damit verbundenen internen Personalkosten für die organisatorische Begleitung reduzieren. Gleichzeitig bleiben mehr Kapazitäten für die fachliche Einarbeitung und Ihre regulären Aufgaben verfügbar. Besonders bei mehreren neuen Fachkräften ist es hilfreich, wenn die Alltagsorganisation von Beginn an eine klare externe Zuständigkeit hat.

Koordinatorin prüft und bearbeitet die benötigten Unterlagen

Wo die wirtschaftliche Entlastung entstehen kann

Übernommene Alltagsorganisation: Medeed steuert die vereinbarten privaten und organisatorischen Aufgaben direkt mit der Fachkraft. Die dafür erforderliche Koordination und Betreuung muss Ihre Einrichtung nicht selbst leisten.
Weniger interne Personalkosten für die Betreuung: Weniger eigene Bearbeitungszeit für private Anliegen entlastet die dafür eingesetzten personellen Kapazitäten Ihrer Einrichtung.
Weniger vermeidbare Abwesenheiten und Unterbrechungen: Übernommene Erledigungen und vorbereitete persönliche Termine sollen organisatorisch bedingten Ausfall im Dienst reduzieren.
Besser vorbereitete Abstimmungen: Gezielte Anfragen helfen, notwendige Arbeitgeberbeiträge mit überschaubarem Aufwand zu erledigen.
Frühere Klärung von Schwierigkeiten: Ein regelmäßiger Austausch kann verhindern helfen, dass bearbeitbare Probleme lange ungelöst bleiben.
Unterstützung der Mitarbeiterbindung: Ein gelungener Einstieg kann dazu beitragen, erneuten Such- und Einarbeitungsaufwand zu vermeiden.

Unser Ziel: Die Fachkraft kommt mit mehr Ruhe im Beruf an, Ihre Teams werden im Alltag entlastet und die Zusammenarbeit erhält eine stabile Grundlage. Die tatsächliche Wirkung hängt auch von der persönlichen Situation, den verfügbaren Terminen und den betrieblichen Bedingungen ab. Konkrete Einsparungen, eine bestimmte Ausfallquote oder der dauerhafte Verbleib können nicht pauschal zugesichert werden.

Vom ersten Tag bis zum Übergang nach zwölf Monaten

Vor dem Start: Die Zusammenarbeit vorbereiten

Wir stimmen die Ankunft, die zuständigen Kontakte und die organisatorischen Voraussetzungen mit Ihnen und der Fachkraft ab. Ihre Einrichtung plant die fachliche Einarbeitung und benennt die zuständige Führungskraft.

In der Anfangsphase: Orientierung und Rückmeldung ermöglichen

Die ersten Wege und persönlichen Aufgaben werden begleitet. Im gemeinsamen Austausch geht es darum, was bereits funktioniert und wo zusätzliche Unterstützung benötigt wird.

Im weiteren Verlauf: Alltag und Zusammenarbeit festigen

Die Begleitung richtet sich nach den tatsächlichen Anliegen. Ein anstehender Umzug, familiäre Veränderungen oder weitere berufliche Schritte können neue Abstimmungen erforderlich machen.

Zum Abschluss: Die nächsten Ansprechpartner klären

Zum Ende betrachten wir die Entwicklung und die verbleibenden Aufgaben. Gemeinsam wird festgehalten, welche Themen noch offen sind und wer anschließend ansprechbar ist. Eine zusätzliche Begleitung über den vereinbarten Zeitraum hinaus bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

Häufige Fragen von Einrichtungen

Was unterscheidet Medeed365 von der betrieblichen Einarbeitung?

Medeed365 begleitet die organisatorische und persönliche Integration sowie den gemeinsamen Austausch. Ihre Einrichtung führt in die fachlichen Aufgaben, Standards und internen Abläufe ein. Beide Beiträge werden aufeinander abgestimmt.

Müssen wir uns selbst um Anmeldung, Bankkonto und private Alltagsfragen kümmern?

Diese organisatorische Begleitung übernimmt Medeed im vereinbarten Leistungsumfang direkt mit der Fachkraft. Ihre Personalabteilung muss die Anliegen weder selbst bearbeiten noch als Zwischenstelle weiterleiten. Die Fachkraft erreicht ihr zuständiges Medeed-Team unmittelbar. Wenn wir eine Arbeitgeberbestätigung oder betriebliche Abstimmung benötigen, wenden wir uns mit einer konkreten Anfrage an Ihre Einrichtung.

Können wir unsere bestehenden Integrationsstrukturen weiter nutzen?

Ja. Vorhandene Ansprechpersonen und Abläufe werden in die Abstimmung einbezogen. Gemeinsam wird festgelegt, welche Aufgaben Medeed übernimmt und wo Ihre internen Verantwortlichen beteiligt bleiben.

Wer sollte an den Mentorgesprächen teilnehmen?

Vorgesehen ist die zuständige Führungskraft beziehungsweise der Vorgesetzte der Fachkraft. Hilfreich ist eine Person, die den Einstieg im Alltag beurteilen und betriebliche Vereinbarungen mittragen kann.

Können Probleme zwischen den Gesprächen angesprochen werden?

Ja. Die geplanten Termine geben dem Austausch einen Rahmen. Zusätzlicher Klärungsbedarf kann über die vereinbarten Kontaktwege gemeldet werden.

Werden Termine grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit erledigt?

Wir übernehmen mögliche Erledigungen direkt und planen erforderliche persönliche Termine unter Berücksichtigung des Dienstplans. Manche Vorsprachen sind nur zu den verfügbaren Zeiten der zuständigen Stelle möglich. Unser Ziel ist, vermeidbare Abwesenheiten zu reduzieren und notwendige Termine rechtzeitig abzustimmen.

Muss die Fachkraft für ihre organisatorischen Anliegen Urlaub nehmen?

Viele vorbereitende Aufgaben, schriftliche Rückfragen und Formulare können wir mit entsprechender Beauftragung übernehmen, ohne dass die Fachkraft dafür selbst einen Termin wahrnehmen muss. Dadurch soll sie seltener Urlaub oder eine Unterbrechung der Arbeit für solche Erledigungen benötigen. Ist ihre persönliche Anwesenheit erforderlich, wird der Termin mit den betrieblichen Abläufen abgestimmt; notwendige Abwesenheiten lassen sich nicht vollständig ausschließen.

Wie hilft Medeed365, frühe Trennungen zu vermeiden?

Aus unserer Erfahrung können ungeklärte private und organisatorische Schwierigkeiten den Einstieg und die Zusammenarbeit belasten. Persönliche Unterstützung nimmt Aufgaben ab; die Mentorgespräche schaffen Raum, Erwartungen und Probleme früh anzusprechen. Damit wollen wir vermeidbaren Konflikten und vorzeitigen Beendigungen des Arbeitsverhältnisses entgegenwirken. Der weitere Verlauf hängt auch von den Arbeitsbedingungen und der individuellen Situation ab.

Ist die Begleitung der Familie ebenfalls vorgesehen?

Die einbezogenen Angehörigen werden im laufenden Begleitungsjahr der Fachkraft unterstützt. Umfang und anstehende Aufgaben richten sich nach der vereinbarten Familienbegleitung und der tatsächlichen Situation.

Bezahlt Medeed sämtliche privaten Ausgaben?

Die organisatorische Unterstützung ist von persönlichen Ausgaben zu unterscheiden. Mieten, Anschaffungen, Gebühren und zusätzliche Leistungen richten sich nach der jeweiligen Kostenvereinbarung. Daraus entsteht keine allgemeine Übernahme privater Lebenshaltungskosten durch Medeed oder Ihre Einrichtung.

Ist das Angebot auch für mehrere neue Fachkräfte geeignet?

Die Abstimmung kann mehrere Einstellungen berücksichtigen. Gemeinsame organisatorische Schritte lassen sich zusammen planen; persönliche Anliegen und Rückmeldungen zur Zusammenarbeit werden jeweils für die einzelne Fachkraft behandelt.

Können wir auf alle im MedPortal eingereichten Unterlagen zugreifen?

Ihre Einrichtung sieht die für ihren Zugang freigegebenen Informationen. Private Unterlagen der Fachkraft oder ihrer Familie sind kein allgemeiner Bestandteil des Arbeitgeberzugangs.

Übernimmt Medeed Entscheidungen über Einsatz und Probezeit?

Diese Entscheidungen trifft Ihre Einrichtung als Arbeitgeberin. Der begleitete Austausch hilft, Erwartungen und Entwicklungen frühzeitig zu besprechen und benötigte Unterstützung zu koordinieren.

Werden feste Einsparungen oder eine bestimmte Verbleibdauer zugesichert?

Die Begleitung soll organisatorischen Aufwand reduzieren und eine langfristige Zusammenarbeit unterstützen. Das Ergebnis hängt auch von den Arbeitsbedingungen, der individuellen Situation und der Zusammenarbeit aller Beteiligten ab.

Wo werden Leistungsumfang und Zuständigkeiten festgehalten?

Die konkrete Zusammenarbeit wird vor der Beauftragung abgestimmt und vertraglich beschrieben. Im laufenden Prozess werden die vereinbarten Aufgaben mit den zuständigen Beteiligten konkretisiert.

Gemeinsam einen guten Start ermöglichen

Sie stärken Ihr Team. Wir nehmen Ihnen die Alltagsorganisation ab.

Ihre neuen Mitarbeitenden sollen sich in Ihrer Einrichtung entwickeln und im Alltag zurechtfinden können. Dafür braucht es fachliche Einarbeitung, verständliche Erwartungen und persönliche Unterstützung bei den Aufgaben des neuen Lebensabschnitts.

Mit Medeed365 übernehmen wir die vereinbarte Begleitung rund um Wohnung, Anmeldung, Bankkonto, Behörden und Familienalltag. Vom persönlichen Ankommen in den ersten drei Tagen über die begleitete Vorstellung bei Ihnen bis zu den Mentorgesprächen im weiteren Jahr: Ihre Einrichtung erhält eine klare Entlastung bei der Organisation und persönlichen Betreuung. Gemeinsam besprechen wir, wie diese Unterstützung zu Ihrem Personalbedarf und Ihren bestehenden Abläufen passt.

Gemeinsame Planung der Zusammenarbeit mit einer Gesundheitseinrichtung

Rundum begleitet ankommen: Wir nehmen organisatorische Aufgaben ab, bearbeiten auch private Briefe und Formulare und bleiben persönlich ansprechbar. Damit Ihre Fachkraft mit weniger Alltagssorgen in den Beruf starten kann und Ihre Einrichtung von einer stabilen Zusammenarbeit profitiert.

Für Ihre Einrichtung verbindet sich das mit einem wirtschaftlichen Ziel: weniger interne Arbeitszeit und Personalkosten für die private Alltagsbetreuung, mehr verfügbare Kapazität für Ihre eigentlichen Aufgaben.

Für bestehende Partnereinrichtungen: Nutzen Sie das MedPortal für Anliegen und die Abstimmung Ihrer laufenden Vorgänge.

Personalbedarf anfragen Zum MedPortal

Integration und Begleitung für Einrichtungen

Mehr Zeit für Ihre Versorgung. Wir kümmern uns um das Ankommen.