Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Medeed GmbH
Königsallee 19
40213 Düsseldorf, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer Pedro Alberto Prudencio Sarmiento
Telefon: 0800 144 7777, innerhalb Deutschlands
E-Mail: impressum@medeed.eu

Für Datenschutzanliegen nutzen Sie vorzugsweise das Datenschutzformular. Sie können uns auch postalisch oder über die genannte E-Mail-Adresse kontaktieren. Die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte setzt weder eine Registrierung noch die Nutzung eines bestimmten Formulars voraus.

Bitte senden Sie keine Passkopien, Gesundheitsunterlagen, Passwörter oder PINs über ein offenes Kontaktformular. Falls zur Bearbeitung ein Identitätsnachweis notwendig ist, stimmen wir einen geeigneten sicheren Weg mit Ihnen ab.

2. Für wen diese Hinweise gelten

Diese Erklärung betrifft Websitebesucher, Interessierte und Bewerbende, internationale Pflege- und MT-Fachkräfte, Ärztinnen und Ärzte, einbezogene Angehörige, Ansprechpersonen von Einrichtungen, Recruiting-Partner, Service-Point-Partner, Lehrkräfte, sonstige Dienstleister sowie eigene Beschäftigte von Medeed.

Welche Verarbeitung Sie betrifft, hängt von Ihrer Rolle und den tatsächlich genutzten Leistungen ab. Eine Anfrage führt beispielsweise nicht automatisch zur Anlage einer vollständigen Anerkennungs-, Familien- oder Personalakte. Angaben zu besonderen Diensten ergänzen diese Erklärung unmittelbar vor deren Nutzung.

3. Rechtsgrundlagen und notwendige Angaben

Wir verwenden folgende Rechtsgrundlagen entsprechend dem jeweiligen Zweck:

• Vertrag und angefragte Vorbereitung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für einen Vertrag mit Ihnen oder die von Ihnen gewünschten vorvertraglichen Schritte erforderlich ist.
• Gesetzliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, insbesondere für gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Bearbeitung von Datenschutzrechten.
• Berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, insbesondere für sicheren Betrieb, Missbrauchsabwehr, geschäftliche Kommunikation mit Ansprechpersonen und die erforderliche Rechtsverteidigung. Ihre entgegenstehenden Rechte und Interessen werden berücksichtigt.
• Einwilligungen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, etwa für freiwillige Veröffentlichungen oder einwilligungsbedürftige Dienste. Für die Vermittlungsdatenverarbeitung beachten wir zusätzlich die Einwilligungsanforderungen des § 298 SGB III.
• Eigene Beschäftigte: § 26 BDSG, soweit anwendbar, und die jeweils einschlägigen Bestimmungen der DSGVO.

Bei Gesundheitsdaten und anderen besonders geschützten Angaben muss zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegen. Daten über strafrechtliche Verurteilungen unterliegen den besonderen Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO.

Pflichtangaben werden im jeweiligen Vorgang kenntlich gemacht. Ohne erforderliche Kontakt-, Vertrags- oder Verfahrensangaben können wir den betreffenden Auftrag nicht bearbeiten. Freiwillige Werbeeinwilligungen sind keine Voraussetzung für Aufnahme, Vermittlung oder Sprachförderung. Wir erläutern, wenn die Verweigerung oder der Widerruf einer zweckbezogenen Vermittlungseinwilligung die weitere Vermittlung verhindert.

4. Website, Hosting und Sicherheitsprotokolle

Beim Websiteaufruf werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Statusmeldungen sowie Browser-, Betriebssystem- und gegebenenfalls Referrerangaben verarbeitet. Dies dient der Auslieferung der Inhalte, der Fehlerbehebung und dem Schutz vor Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Internetauftritt.

Für Website und Portal-Infrastruktur wird nach der zugrunde liegenden Hostingstruktur STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, mit Serverinfrastruktur in Deutschland eingesetzt. Soweit STRATO Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ist die Zusammenarbeit als Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zu gestalten.

Ein Serverstandort in Deutschland bedeutet nicht, dass weitere Dienstleister oder berechtigte Zugriffe aus dem Ausland ausgeschlossen sind. Hierzu gelten die Abschnitte über Empfänger und internationale Verarbeitung.

5. Cookies, Einstellungen und eingebundene Inhalte

Unbedingt erforderliche Speicher- und Zugriffsvorgänge, etwa für eine angeforderte Anmeldung oder den Schutz einer Sitzung, richten sich nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Für andere einwilligungsbedürftige Zugriffe gilt § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende personenbezogene Verarbeitung benötigt zusätzlich eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO.

Optionale Statistik-, Marketing- und Mediendienste werden nur auf der erforderlichen Einwilligungsgrundlage aktiviert. Die Einwilligung können Sie über die Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen. Eine Ablehnung optionaler Dienste ist keine Ablehnung unserer Vertragsleistungen.

Die Cookie-Richtlinie und die Detailinformationen der Cookie-Einstellungen beschreiben die konkret eingesetzten Technologien, Anbieter, Zwecke und Laufzeiten. Eine Cookie-Einwilligung erlaubt keine Aufzeichnung von Unterricht und keine Veröffentlichung eines Bewerbervideos.

6. Kontaktformulare, Termine und Anfragen

Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten, das Anliegen, erforderliche berufliche oder organisatorische Angaben, Nachrichten und Terminvorschläge. Dies betrifft unter anderem Aufnahme-, Personalbedarfs-, Projekt-, Partner- und allgemeine Kontaktanfragen.

Für Vertragsinteressierte gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens sowie sonstiger geschäftlicher Kommunikation stützen wir die Bearbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist die Bearbeitung der angefragten Zusammenarbeit. Gesetzlich gebotene Bearbeitung erfolgt auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Eine Anfrage löst keine automatische Anmeldung zu Werbung aus. Freitextfelder sollen keine unnötigen Informationen über andere Personen enthalten.

7. E-Mail-Bestätigung, Registrierung und MedPortal

Bei der E-Mail-Bestätigung verarbeiten wir die Adresse, den Versand- und Prüfzeitpunkt, einen zeitlich begrenzten Bestätigungscode beziehungsweise dessen sicheren Prüfwert, den Bestätigungsstatus und erforderliche Sicherheitsdaten. Die Bestätigung prüft den Zugriff auf das Postfach; sie ersetzt keine Identitätsprüfung und keine Vertragsunterschrift. Ein Einmalcode ist von Ihrer dauerhaften Nutzerkennung und Ihrer Telefon-PIN zu unterscheiden.

Im MedPortal werden je nach Berechtigung Konto- und Profildaten, Rollen, Authentifizierungsnachweise, Anmeldungen, Dokumente, Checklisten, Nachrichten, Termine, Verfahrensstände, Verträge und Freigaben verarbeitet. Im Sprachprogramm kommen Lernpläne und Lernnachweise hinzu.

Zwischengespeicherte Formularentwürfe dienen ausschließlich der Fortsetzung des begonnenen Vorgangs. Eine bloß begonnene Registrierung ist keine endgültig abgesendete Bewerbung. Entwürfe und unbestätigte Registrierungen werden nicht unbegrenzt vorgehalten.

Für die angefragte oder vereinbarte Portalnutzung gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sicherheits- und Berechtigungsprüfungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Für Vermittlungsdaten gelten zusätzlich die besonderen Anforderungen des Abschnitts 8.

Zu den rollenbezogenen Angaben können insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Fachkraft-, Einrichtungs-, Recruiting-Partner- oder Service-Point-ID, Vertragsnummer und Zugriffsrechte gehören. Hinzu kommen erforderliche Identitäts-, Qualifikations-, Sprach-, Anerkennungs-, Visa-, Einreise- und Integrationsdaten sowie Status- und Sicherheitsprotokolle. Zugriffe erfolgen rollen- und aufgabenbezogen.

8. Aufnahme, Vermittlung und Bewerberprofile

Wir verarbeiten erforderliche Angaben zu Identität, Kontaktdaten, Ausbildung, Berufserfahrung, Qualifikationen, Sprachkenntnissen, Anerkennungsstand, beruflichen Wünschen und Verfügbarkeit. Dazu gehören Lebenslauf, relevante Zeugnisse, berufliche Registrierungen sowie dokumentierte Ergebnisse der Aufnahmegespräche.

Die Daten dienen der Prüfung einer Aufnahme und dem Abgleich mit geeigneten Stellen. Wir beachten dabei § 298 SGB III. Erforderliche Einwilligungen werden für die konkrete Vermittlung und vorgesehene Weitergabe gesondert eingeholt; eine allgemeine Datenschutzbestätigung ersetzt sie nicht. Die Einwilligung bezeichnet insbesondere Datenumfang, Zweck und Empfänger beziehungsweise hinreichend bestimmte Empfängerkategorien.

Passende Einrichtungen erhalten nur die für die vereinbarte Vorstellung und Einstellung notwendigen Informationen. Eine Aufnahme in das Programm erlaubt keine öffentliche Veröffentlichung der vollständigen Bewerbung. Familienakten, private Bankdaten, Gesundheitsunterlagen und vollständige Unterrichtsprotokolle werden nicht Bestandteil eines allgemein zugänglichen Fachkräfteprofils.

Das Bewerberprofil und das Präsentationsvideo sind im Programm vorgesehene Vorbereitungsschritte. Für die Verarbeitung und Weitergabe identifizierbarer Videoaufnahmen gelten die gesonderten Anforderungen in Abschnitt 13. Eine verpflichtende Programmeinordnung ersetzt keine erforderliche wirksame Einwilligung.

Eine unberechtigte Weitergabe von Kandidatenprofilen, Kontaktdaten oder Unterlagen durch Arbeitgeber an andere Einrichtungen oder Dritte ist nicht gestattet.

9. Recruiting-Partner und Empfehlungen

Für Partneranfragen verarbeiten wir insbesondere Unternehmensname, Tätigkeit, Bürositz, Land, Region und Stadt, Anschrift, geschäftliche Kontaktdaten, Ansprechpersonen, Angaben zur Geschäftsführung, Mitarbeiterzahl, Vermittlungserfahrung und unverbindliche Angaben zum Vermittlungspotenzial. Optionale Website- und Social-Media-Angaben dienen der Prüfung des Unternehmensauftritts.

Die Auswahl eines Bürostandorts dient der örtlichen Servicezuordnung und nicht einer dauerhaften Standortverfolgung. Bei einer Zusammenarbeit kommen rollenbezogene Partner-ID, das freigegebene Land, Schulungsnachweise, Aufgaben, zugeordnete Vorgänge sowie Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten hinzu. Recruiting-Partner können innerhalb des freigegebenen Landes landesweit rekrutieren. Der tatsächliche Wohn- beziehungsweise Aufenthaltsort einer Fachkraft kann für die örtliche Servicezuweisung verarbeitet werden; eine laufende Bewegungsüberwachung erfolgt dadurch nicht.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei einem Vertrag mit der betroffenen Person, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für geschäftliche Ansprechpersonen und die Prüfung einer Kooperation sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für Aufbewahrungspflichten.

Partner erhalten ausschließlich erforderliche Daten zu zugewiesenen Aufgaben. Unterstützung beim Upload oder die Bereitstellung eines Interviewraums begründen keinen allgemeinen Zugriff auf vollständige Fachkräfte- oder Familienakten. Eine Provisionsabrechnung erfordert nur den nötigen Nachweis des jeweiligen Ereignisses, keine vollständigen Arbeitsverträge oder Gehaltsabrechnungen.

Bei persönlicher Dokumentenaufnahme werden vor dem jeweiligen Partner-Upload Originaldokument und erforderliche Originalübersetzung vor Ort abgeglichen. Der Partner erstellt die benötigten Scans selbst und ordnet sie dem MedPortal-Vorgang zu. Fremd zugeschickte digitale Dateien, etwa aus E-Mail oder Messenger-Nachrichten, dürfen diese Originalprüfung nicht ersetzen. Originale werden noch beim selben Termin vollständig zurückgegeben; Medeed und Partner behalten sie nicht ein. Erfassung, Abgleich und Rückgabe werden mit erforderlicher Dokumentenart, Datum, prüfender Person, Vorgangszuordnung und Bestätigung protokolliert. Eine Sichtprüfung ist keine behördliche Echtheitsfeststellung.

Für zulässige digitale Kopien gelten weiterhin die jeweiligen Verarbeitungs- und Löschregeln. Vorübergehende lokale Scandateien sind nach geprüftem Upload zu entfernen, soweit keine eigenständige rechtmäßige Notwendigkeit zur weiteren Speicherung besteht. Auf unzulässigem Weg erhaltene Kopien werden nicht in die reguläre Dokumentenakte übernommen und nach Klärung sicher gelöscht, sofern nicht eine konkrete Pflicht zur begrenzten Beweissicherung besteht. Fachkräfte werden auf den vorgesehenen Einreichungsweg hingewiesen. Das Verbot des Ersatzes der Originalprüfung ist eine Medeed-Sicherheitsregel und kein allgemeines datenschutzrechtliches Verbot digitaler Übermittlungen.

Bei Medeed Family & Friends werden Empfehlung und Zuordnung über das MedPortal erfasst. Empfehlende dürfen Angaben anderer Personen nur mit deren Wissen und erforderlicher Berechtigung übermitteln. Wir informieren empfohlene Personen über Quelle, Zweck und weitere Verarbeitung. Empfehlende erhalten nur erforderliche Informationen zur Empfehlung und zur Prämienabrechnung, keinen allgemeinen Einblick in das Verfahren.

Zur eindeutigen Erstregistrierung und Vermeidung von Doppelregistrierungen können Vorname, Nachname, Geburtsdatum und – soweit vorgesehen – nationale Identifikationsnummer abgeglichen werden. Eine Servicezuweisung an einen Service-Point-Partner verändert die ursprüngliche Recruiting-Zuordnung nicht. Service-Point-Partner erhalten nur die für ihre zugewiesenen Fälle erforderlichen Zugriffe. Vorgeschriebene Vor-Ort-Digitalisierungen erfolgen über die von Medeed freigegebene Lösung.

10. Medeed-Sprachförderungsprogramm

Dieser Abschnitt betrifft die Programme für Pflege- und MT-Fachkräfte sowie Ärztinnen und Ärzte. Wir verarbeiten die für den bestätigten Kurs benötigten Angaben zu Berufsgruppe, Ausgangsniveau, Lernziel, Kursabschnitt, Lerngruppe, Zeitzone, Unterrichtszeiten und Kontaktmöglichkeiten.

Für die Planung neben dem Beruf genügen die eigenen Arbeitstage und Schichtzeiten. Bitte reichen Sie nur Ihren persönlichen Dienstplanauszug ein und schwärzen Sie Namen und Angaben von Kolleginnen, Kollegen oder Patienten. Gesundheits- und Abwesenheitsgründe anderer Personen werden nicht benötigt.

Wir dokumentieren Anwesenheit, Fehlzeiten, erforderliche Rückmeldungen und konkrete Probleme bei der Teilnahme. Im vereinbarten Live-Unterricht werden Bild und Ton für Kommunikation, Übungen und die Feststellung tatsächlicher Teilnahme übertragen. Pausen und begründete Ausnahmen werden nach den Teilnahmebedingungen behandelt. Eine Kamerapflicht im Live-Unterricht ist keine Zustimmung zu einer dauerhaften Aufzeichnung.

Auch entschuldigte Fehlzeiten werden für die Beurteilung erfasster beziehungsweise versäumter Unterrichtsinhalte gezählt. Entschuldigungsgründe werden nur so weit dokumentiert, wie dies erforderlich ist. Eine Diagnose ist für eine einfache Krankmeldung grundsätzlich nicht erforderlich. Unterrichtsbezogene Entscheidungen werden durch zuständige Personen geprüft; das Erreichen eines Zählwerts führt nicht zu einer ausschließlich automatisierten endgültigen Programmentscheidung.

Nach jedem vorgesehenen Kursabschnitt, beispielsweise A1.1, A1.2, A2.1, A2.2 oder einem B1-/B2-Abschnitt, werden Lernstand und Ergebnis dokumentiert. Verarbeitet werden Aufgabenbearbeitung, Prüfungsdatum, Bewertung, Bestehen oder Nichtbestehen, Rückmeldungen und vereinbarte Wiederholungen. Diese Daten dienen der Förderplanung und der Entscheidung über den nächsten Lernabschnitt.

Lehrkräfte und zuständige Medeed-Kurskoordinatoren tauschen sich über erforderliche Unterstützung aus. Teilnehmende können ihren Lernstand einsehen und Fehler zur Prüfung melden. Interne Tests sind keine staatlich anerkannten Sprachzertifikate.

Über das MedPortal stellen wir Übungen, Hausaufgaben, Rückmeldungen und freigegebene Unterrichtsaufzeichnungen bereit. Für die Prüfung einer zugesagten Erstattung verarbeiten wir Prüfungsanbieter, Prüfungstermin, Zertifikat beziehungsweise Ergebnis, Rechnung, Zahlungsnachweis und die eigene Bankverbindung.

Die notwendige Kursorganisation und Lernbegleitung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für optional aufzuzeichnende personenbezogene Beiträge gilt Abschnitt 11. Vermittlungsbezogene Weitergaben von Sprachnachweisen richten sich zusätzlich nach § 298 SGB III.

Einrichtungen erhalten im erforderlichen Umfang den freigegebenen Sprachstand oder notwendigen Nachweis. Die Finanzierung eines Kurses verschafft ihnen keinen pauschalen Zugriff auf Aufzeichnungen, Einzelergebnisse, sämtliche Fehlzeiten oder private Schichtpläne.

Zusätzlich können Unterrichtsblock, genehmigte Blockwechsel, dokumentierte Fehlzeitenmitteilungen und Warnungen, Prüfungsvorbereitung, interne Sprachstandsfeststellungen sowie eingereichte Sprachzertifikate verarbeitet werden. Gesundheitsdaten werden zur Fehlzeitenerfassung nicht routinemäßig erhoben. Für außergewöhnliche Härtefälle werden nur erforderliche und rechtlich zulässige Nachweise verarbeitet; unnötige Diagnosedaten werden nicht erhoben.

11. Unterrichtsaufzeichnungen, Bild und Ton

Videoaufzeichnungen unterstützen das Wiederholen von Unterrichtsinhalten. Dabei unterscheiden wir zwischen Aufnahmen der Lehrkraft beziehungsweise der Materialien und Aufnahmen, in denen auch Teilnehmende erkennbar sind.

Werden Gesicht, Stimme, Name, Chatbeiträge oder andere personenbezogene Inhalte von Teilnehmenden mit aufgezeichnet, erfolgt dies nur nach vorheriger gesonderter Information und auf geeigneter Rechtsgrundlage. Für freiwillige personenbezogene Unterrichtsaufzeichnungen holen wir eine separate Einwilligung ein. Sie bezeichnet den Aufnahmeumfang, die berechtigte Nutzergruppe, den Zweck und den Zeitraum der Bereitstellung. Die Aufnahme darf nicht unbemerkt beginnen.

Eine verweigerte oder widerrufene Aufzeichnungseinwilligung führt für sich genommen weder zum Ausschluss vom Live-Unterricht noch zu Gebühren oder einem Verlust der Sicherheitsleistung. Wir trennen erforderliche Live-Teilnahme und freiwillige Aufnahme, beispielsweise durch Aufnahme nur der Lehrkraft, Aufnahmepausen oder technische Ausblendung der betreffenden Beiträge.

Aufzeichnungen sind nur für den erläuterten Lernzweck und den freigegebenen Nutzerkreis bestimmt. Eine öffentliche Veröffentlichung, Partnerwerbung oder Weitergabe an Arbeitgeber folgt daraus nicht. Eigenmächtige Mitschnitte durch Teilnehmende sind untersagt. Eine Bereitstellung an spätere Kursgruppen benötigt eine dafür passende Grundlage und Information.

Für das verwendete Konferenz- und Aufzeichnungssystem erhalten Sie vor der Teilnahme die ergänzenden Angaben zu Anbieter, Speicherort, Empfängern, Löschfrist und gegebenenfalls Drittlandverarbeitung.

12. Videogespräche, Identitätsprüfung und Signaturen

Bei Beratungen, Arbeitgeberinterviews und anderen Videoterminen verarbeiten wir Anmeldedaten, Bild und Ton, technische Verbindungsdaten und erforderliche Gesprächsnotizen. Andere Gesprächsteilnehmende können Ihren Anzeigenamen und Ihre freigegebenen Beiträge wahrnehmen. Eine Übertragung im Live-Gespräch ist von einer Aufzeichnung zu unterscheiden.

Für erforderliche Identitätsprüfungen werden je nach Verfahren geeignete Identitätsangaben, notwendige Dokumentenmerkmale sowie Zeitpunkt und Prüfergebnis verarbeitet. Bei elektronischen Unterschriften kommen Vertragsdokumente, Signaturstatus, Zeitstempel und erforderliche Prüfprotokolle hinzu. Anbieter und spezifische Datenschutzinformationen werden vor dem jeweiligen Verfahren genannt.

Die Verarbeitung erfolgt für die erforderliche Vertragsanbahnung oder -abwicklung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, für notwendige Schutzmaßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beziehungsweise aufgrund einer konkret einschlägigen gesetzlichen Pflicht nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Die besondere Vermittlungseinwilligung bleibt unberührt.

Eine Ausweisprüfung oder ein Videobild ist nicht automatisch eine biometrische Gesichtserkennung. Sollte ein eingesetztes Verfahren biometrische Merkmale zur eindeutigen Identifizierung auswerten, sind zusätzlich die Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO zu erfüllen und vorab gesondert zu erläutern. Die Begleitung zur behördlichen Fingerabdruckaufnahme bedeutet nicht, dass Medeed selbst Fingerabdrücke speichert.

13. Präsentationsvideos, Fotos und Veröffentlichungen

Ein berufliches Präsentationsvideo dient der abgestimmten Vorstellung bei passenden Arbeitgebern. Die dafür erforderliche zweckbezogene Einwilligung und Information benennt die vorgesehenen Empfänger, Nutzung und Speicherdauer. Eine fehlende Einwilligung darf nicht durch eine allgemeine AGB- oder Datenschutzbestätigung ersetzt werden; gegebenenfalls wird eine geeignete andere Form der Vorstellung geprüft.

Die Veröffentlichung auf einer Website, in sozialen Medien, in Broschüren oder in der Werbung eines Recruiting-Partners ist ein zusätzlicher Zweck. Dafür wird eine gesonderte freiwillige Einwilligung eingeholt, soweit keine andere konkret tragfähige Rechtsgrundlage besteht. Eine Vermittlungseinwilligung umfasst diese Veröffentlichung nicht.

Sie können eine Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Soweit die Veröffentlichung auf ihr beruht, beenden wir die weitere Nutzung und veranlassen im eigenen Verantwortungsbereich die Entfernung. Bei Veröffentlichungen im Internet können fremde Kopien oder bereits verteilte Druckerzeugnisse nicht vollständig zurückgerufen werden. Der Widerruf beeinträchtigt nicht die Rechtmäßigkeit früherer Verarbeitung.

14. Anerkennung, Visa, Einreise und Aufenthalt

Im beauftragten Verfahren verarbeiten wir erforderliche Berufs- und Ausbildungsnachweise, Anerkennungsbescheide, Pass- und Aufenthaltsangaben, Vollmachten, Arbeitsvertragsdaten und Verfahrenskorrespondenz. Zu den Empfängern zählen im nötigen Umfang zuständige Anerkennungsstellen, Berufskammern, Ausländerbehörden, die Bundesagentur für Arbeit, Auslandsvertretungen, von Ihnen beauftragte unabhängige Übersetzer und weitere konkret beteiligte Verfahrensstellen. Eigene Terminbuchungen und die Beauftragung von Übersetzungen durch die Fachkraft sind von unserer vereinbarten organisatorischen Begleitung zu unterscheiden.

Für die Einreiseorganisation können erforderliche Reise-, Buchungs-, Ankunfts- und Unterbringungsdaten an Reiseanbieter, Unterkunftsgeber und beauftragte Ankunftsbegleitungen übermittelt werden.

Die Bearbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO im Rahmen des erteilten Auftrags, gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für eigene gesetzliche Pflichten sowie den erforderlichen besonderen Einwilligungen. Eine Vollmacht regelt die Vertretungsbefugnis; sie ersetzt nicht automatisch eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage. Behörden und andere eigenständig Verantwortliche informieren über ihre eigene Verarbeitung.

15. Medeed365, Familien und Minderjährige

Medeed365 begleitet die Fachkraft und die vereinbarungsgemäß einbezogene Familie zwölf Monate ab Einreise der Fachkraft. Für konkrete Unterstützungsaufträge können erforderliche Daten zu Wohnsitz, Unterkunft, Anmeldung, Versicherung, Behördenbriefen, Kinderbetreuung, Schule, Terminen und Alltagsorganisation verarbeitet werden.

Beim Brief- und Formularservice verarbeiten wir die für Ihr Anliegen erforderlichen Schreiben und Angaben. Dokumente mit Gesundheitsdaten oder Informationen anderer Personen erhalten einen besonders begrenzten Zugriff. Nicht benötigte Angaben sollen geschwärzt werden, soweit dies die Bearbeitung nicht verhindert.

Mentorengespräche mit Fachkraft und Arbeitgeber betreffen berufliche Einarbeitung, Zusammenarbeit und vereinbarte nächste Schritte. Wir halten erforderliche Vereinbarungen fest. Private Familien-, Finanz- oder Gesundheitsthemen werden nicht pauschal an Arbeitgeber weitergegeben. Eine Gesprächsbegleitung erlaubt keine heimliche Aufzeichnung.

Volljährige Angehörige entscheiden selbst über ihre Beauftragung, erforderliche Vollmachten und Einwilligungen. Der Portalzugang einer Fachkraft erlaubt nicht automatisch den Zugriff auf sämtliche Daten ihres Ehepartners. Bei Kindern beachten wir die Vertretungs- und Sorgeberechtigung. Benötigte Zeugnisse oder Betreuungsangaben werden nur für den konkreten Kita- oder Schulvorgang verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei einem eigenen oder wirksam vertreten abgeschlossenen Unterstützungsvertrag. Für erforderliche organisatorische Angehörigendaten kommt nach Interessenabwägung Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht; unser Interesse ist die beauftragte Familienorganisation. Erforderliche Einwilligungen und besondere Voraussetzungen für Gesundheitsdaten werden gesondert erfüllt.

16. Gesundheitsdaten und weitere besonders geschützte Unterlagen

Bei freiwillig beauftragter Hilfe, etwa zur Arztbegleitung, kann die Verarbeitung eigener Gesundheitsangaben erforderlich sein. Hierfür wird erforderlichenfalls eine ausdrückliche, zweckbezogene Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO eingeholt. Die unmittelbare Vorlage bei der zuständigen Praxis, Versicherung oder Behörde bleibt möglich. Medeed legt keine allgemeine medizinische Patientenakte an.

Berufliche Eignungs- oder Impfunterlagen werden nicht allein deshalb umfassend gespeichert, weil ein Gesundheitsberuf vermittelt wird. Empfänger, gesetzliche Befugnis und erforderlicher Umfang werden für das konkrete Verfahren bestimmt. Gesetzliche Befugnisse einer Behörde oder eines Krankenhauses gelten nicht automatisch auch für Medeed.

Führungszeugnisse und andere Angaben über Verurteilungen werden nicht allein aufgrund einer allgemeinen Einwilligung in eine Bewerberakte aufgenommen. Für eine Verarbeitung durch Medeed ist eine konkrete Befugnis nach Art. 10 DSGVO erforderlich; andernfalls erfolgt die Vorlage unmittelbar bei der berechtigten Stelle.

17. Erstattungen, Sicherheitsleistungen, Darlehen und Rechnungen

Für die Abwicklung vertraglich vereinbarter Zahlungen verarbeiten wir Identität, Vorgangszuordnung, Rechnungen, Zahlungsnachweise, Bankverbindung, Freigaben, Fälligkeiten und Zahlungseingänge. Dies betrifft insbesondere Auslagenerstattungen, die getrennte Verwahrung und Rückzahlung einer Sicherheitsleistung, Wohnungskautionen, ein freiwilliges Willkommensdarlehen sowie Arbeitgeber- und Partnerabrechnungen.

Empfänger sind im erforderlichen Umfang Banken, beauftragte Abrechnungsstellen und Steuerberater sowie zuständige Behörden bei gesetzlichen Pflichten. Konten und Zahlungsarten werden sachlich getrennt geführt. Arbeitgeber oder Recruiting-Partner erhalten durch eine Zahlung keinen pauschalen Zugang zu privaten Kontobewegungen.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für Vertragsabwicklung, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO insbesondere für handels- und steuerrechtliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für erforderliche Rechtsverteidigung. Ein gegebenenfalls erforderliches gesondertes Bonitätsprüfungsverfahren wird vor seinem Einsatz erläutert. Bankpasswörter, Bank-PINs und TANs werden für unsere Unterstützung nicht benötigt.

18. Telefon, Nachrichten und Dokumentenverifikation

Für fallbezogene telefonische Auskünfte wird die Berechtigung anhand der vollständigen zugeteilten Kennung und der persönlichen sechsstelligen Telefon-PIN beziehungsweise eines geeigneten Ersatzverfahrens geprüft. Wir dokumentieren den notwendigen Kontaktanlass, das Prüfergebnis und relevante Vereinbarungen. Allgemeine Unternehmensinformationen erfordern keine persönliche Aktenauskunft. Die Hotline-Erreichbarkeit ist keine pauschale Erlaubnis zur Gesprächsaufzeichnung.

Eine Dokumentenprüfung über QR-Code oder Verifikationscode zeigt nur die erforderlichen Angaben zu Dokument, Aussteller, Datum und gespeichertem Status. Sie gibt keine vollständige Personal- oder Verfahrensakte frei. Abfragezeitpunkt, Code und erforderliche technische Daten können zum Schutz vor missbräuchlichen Massenabfragen verarbeitet werden.

Diese Schutzmaßnahmen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser Interesse ist die Verhinderung unberechtigter Auskünfte und manipulierter Dokumentennutzung. Die Bearbeitung vertraglicher Anliegen erfolgt ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

19. Eigene Beschäftigte und Lehrkräfte

Für eigene Medeed-Bewerbungs- und Beschäftigungsverhältnisse werden die erforderlichen Bewerbungs-, Vertrags-, Arbeitszeit-, Entgelt-, Steuer-, Sozialversicherungs- und Abwesenheitsdaten verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind insbesondere § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO; bei besonderen Daten gelten die zusätzlichen gesetzlichen Anforderungen.

Für selbstständige Lehrkräfte und sonstige Auftragnehmer verarbeiten wir notwendige Qualifikations-, Kontakt-, Vertrags-, Einsatz- und Abrechnungsdaten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b beziehungsweise c DSGVO. Bei Ansprechpersonen eines beauftragten Unternehmens gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Die Personalverwaltung eigener Beschäftigter ist von der Begleitung vermittelter Fachkräfte zu unterscheiden. Medeed wird durch die Vermittlung nicht deren Arbeitgeber. Ergänzende Beschäftigtendatenschutzhinweise werden im jeweiligen Arbeitsverhältnis bereitgestellt.

20. Beschwerden und rechtliche Anliegen

Zur Bearbeitung von Beschwerden verarbeiten wir die erforderlichen Angaben zum Sachverhalt, Beteiligten, Kontakt und weiteren Bearbeitungsverlauf. Zugriff erhalten die zuständigen Personen; Vertraulichkeit und Rechte anderer Beteiligter werden berücksichtigt.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach der Aufgabe: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für Vertragsbeschwerden, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für die Aufklärung und Abwehr von Pflichtverletzungen. Für eine gesetzliche Meldestelle gelten gegebenenfalls gesonderte Informationen. Die Ausübung von Rechten ist keine Werbeeinwilligung.

Elektronische Widerrufsfunktion

Für die rollen- und vertragsbezogene elektronische Widerrufsfunktion werden die verifizierte registrierte E-Mail-Adresse, Rolle, Vor- und Nachname, rollenbezogene ID, Vertragsnummer, der feste Wortlaut der Widerrufserklärung, Datum und Uhrzeit des Eingangs, erforderliche technische Nachweisdaten und Vorgangsnummer verarbeitet. Ein Freitextfeld ist hierfür nicht vorgesehen. Die Verarbeitung dient der Zuordnung, Übermittlung, Eingangsbestätigung und erforderlichen Nachweisführung; es gelten die vorstehend beschriebenen aufgabenbezogenen Rechtsgrundlagen.

21. Technische Auswertung, Chatbot und KI

Technische Systeme unterstützen das Auslesen, Zuordnen und Prüfen von Dokumenten. Ein Website-Chatbot kann allgemeine Orientierung bieten und Eingaben zur zuständigen Anlaufstelle weiterleiten. Dafür werden die eingegebenen Nachrichten, erforderliche Sitzungsdaten und gegebenenfalls freiwillige Kontaktangaben verarbeitet.

Die Bearbeitung einer angefragten Vertragsleistung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; allgemeine Orientierung und notwendige Sicherheitsfunktionen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Für einwilligungsbedürftige Funktionen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Vermittlungsdaten unterliegen zusätzlich Abschnitt 8.

Geben Sie im öffentlichen Chatbot keine vertraulichen Verfahrensunterlagen, Zugangsdaten, Gesundheits- oder Bankdaten ein. Die Nutzung erlaubt keine beliebige Weiterverwendung für Werbung oder das Training fremder KI-Systeme.

Bei externen KI-, Chatbot- oder Medienbearbeitungsdiensten sind vor der Übermittlung konkrete Angaben zu Anbieter, Zweck, Datenumfang, Speicherung, etwaiger Trainingsnutzung und Drittlandverarbeitung bereitzustellen. Eine personenbezogene Medienbearbeitung ist von einer anschließenden Veröffentlichung zu unterscheiden.

Über verbindliche Aufnahme, endgültigen Programmausschluss oder Vermittlungsentscheidungen entscheiden zuständige Menschen. Diese Erklärung sieht keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung vor. Technische Treffer und Lernstandsübersichten können zur menschlichen Prüfung beitragen und müssen korrigierbar sein.

22. Empfänger und begrenzte Zugriffe

Innerhalb von Medeed erhalten Mitarbeitende nur die für ihre Aufgabe notwendigen Zugriffe. Kursorganisation, Verfahrensbearbeitung, Integration, Buchhaltung und Personalverwaltung haben unterschiedliche Aufgaben und Berechtigungen.

Externe Empfänger können entsprechend dem konkreten Auftrag Arbeitgeber, Behörden, Anerkennungsstellen, Kammern, Übersetzer, Lehrkräfte, Bildungsträger, Recruiting-Partner, Reise- und Unterkunftsanbieter, Banken, Versicherungen, Rechts- und Steuerberater sowie IT-Dienstleister sein.

Reine Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingebunden. Eigenständig Verantwortliche, etwa Behörden oder ein Arbeitgeber, verantworten ihre eigenen Zwecke. Falls eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, sind die Aufgaben nach Art. 26 DSGVO festzulegen und die wesentlichen Inhalte zugänglich zu machen. Die Bezeichnung „Partner“ allein bestimmt keine datenschutzrechtliche Rolle.

23. Internationale Verarbeitung

Unsere Zusammenarbeit umfasst insbesondere Iran, Indien und die Türkei. Die eigene Teilnahme am Portal aus dem Herkunftsland ist von einer Offenlegung an dort ansässige selbstständige Unternehmen zu unterscheiden.

Zugriffe eigener, weisungsgebundener Beschäftigter derselben verantwortlichen Gesellschaft erfordern geeignete Schutzmaßnahmen auch dann, wenn keine Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter vorliegt. Bei eigenständigen ausländischen Partnern, Lehrkräften oder Dienstleistern sind zusätzlich die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten.

Für Iran, Indien und die Türkei besteht zum Stand dieser Erklärung kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Regelmäßige Übermittlungen benötigen deshalb eine konkret tragfähige Grundlage, etwa geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO einschließlich der erforderlichen Prüfung und ergänzender Schutzmaßnahmen. Eine bloße Vertragsbezeichnung oder ein deutscher Serverstandort genügt dafür nicht. Die Ausnahmen des Art. 49 DSGVO sind keine pauschale Grundlage für einen dauerhaften Partnerzugriff.

Vor einer entsprechenden Verarbeitung werden der konkrete Empfänger, das Land und die angewandte Transfergrundlage in den zugehörigen Verfahrens- oder Anbieterinformationen benannt. Informationen und gegebenenfalls eine Kopie der einschlägigen Garantien können über unseren Datenschutzkontakt angefordert werden; erforderliche Schwärzungen zum Schutz anderer Personen bleiben möglich.

24. Herkunft der Daten

Wir erhalten Daten vor allem von Ihnen selbst. Weitere Quellen können beauftragte Recruiting-Partner, empfehlende Personen, bevollmächtigte Angehörige, Arbeitgeber, Lehrkräfte, Prüfungsstellen, Behörden oder zulässig genutzte öffentliche Unternehmensregister sein.

Bei einer Erhebung aus anderer Quelle erhalten Sie die Informationen nach Art. 14 DSGVO grundsätzlich innerhalb eines Monats, spätestens bei der ersten Kommunikation mit Ihnen beziehungsweise vor der ersten vorgesehenen Offenlegung, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Wir nennen dabei auch die konkrete Datenquelle. Eine spätere Portalregistrierung ersetzt diese frühzeitige Information nicht.

25. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Daten zweckbezogen. Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen werden nach Ende der aktiven Bearbeitung in ihrem Zugriff beschränkt. Eine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen rechtfertigt keine gleich lange Speicherung sämtlicher Kursvideos, Passkopien oder Familienunterlagen.

Die konkreten technischen Löschfristen von Diensten und Sicherungskopien werden in den zugehörigen Informationen ausgewiesen. Laufende Verfahren oder geltend gemachte Ansprüche können eine begrenzte weitere Speicherung rechtfertigen. Eine Kontosperre ist kein Ersatz für ein Löschverfahren.

Nach Vertragsende werden nicht mehr erforderliche Portalrechte gesperrt. Lokale personenbezogene Datenkopien und Dokumente sind nach den geltenden Vorgaben zu löschen oder zurückzugeben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

26. Ihre Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten dann nicht weiter, sofern keine gesetzlich vorrangigen Gründe vorliegen. Gegen Direktwerbung und damit verbundenes Profiling können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen; für diese Zwecke endet die Verarbeitung.

Wir bearbeiten Rechteanfragen grundsätzlich unentgeltlich und antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Eine gesetzlich zulässige Verlängerung um bis zu zwei weitere Monate teilen wir innerhalb des ersten Monats mit Begründung mit. Nur bei begründeten Identitätszweifeln fordern wir zusätzliche erforderliche Angaben an.

Sie dürfen sich unmittelbar bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für unseren Sitz kommt insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon +49 211 38424-0, E-Mail poststelle@ldi.nrw.de, in Betracht. Eine vorherige Beschwerde bei Medeed ist keine Voraussetzung.

27. Sicherheit und Änderungen

Wir treffen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere für Übertragung, Kontozugriff, Berechtigungen, Dokumentenspeicherung und Wiederherstellung. Erforderliche Meldungen und Benachrichtigungen bei Datenschutzverletzungen richten sich nach Art. 33 und 34 DSGVO.

Bei wesentlichen Änderungen an Zwecken, Verfahren oder Diensten aktualisieren wir diese Informationen. Eine neue Fassung erlaubt keine beliebige rückwirkende Zweckänderung und ersetzt keine neu erforderliche Einwilligung. Informationen und erforderliche Einwilligungen werden vor der betreffenden zusätzlichen Verarbeitung bereitgestellt beziehungsweise eingeholt.

Datenschutzanfrage

Nutzen Sie diesen Bereich für eine Frage oder zur Ausübung Ihrer Rechte. Ein MedPortal-Konto ist dafür nicht erforderlich.

Ihre Angaben dienen ausschließlich der Bearbeitung und erforderlichen Dokumentation Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Betroffenenrechten; für erforderliche Missbrauchsabwehr gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Eine Einwilligung oder Zustimmung zu AGB ist hierfür nicht erforderlich.