Rechtlich geregelt · strukturiert koordiniert

Fachkräfteverfahren

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a Aufenthaltsgesetz (AufenthG) ist ein gesetzlich geregeltes Verfahren, mit dem ein zukünftiger Arbeitgeber die Einreise einer qualifizierten Fachkraft aus einem Drittstaat bereits in Deutschland strukturiert vorbereiten und beschleunigen kann.

Voraussetzung ist insbesondere ein konkretes Arbeitsplatzangebot bzw. Arbeitsvertrag und eine Vollmacht der Fachkraft. Der Arbeitgeber kann zur Durchführung des Verfahrens einen Dritten bevollmächtigen. Im Medeed-Prozess bevollmächtigt die Fachkraft ihren zukünftigen Arbeitgeber; der Arbeitgeber beauftragt bzw. bevollmächtigt anschließend Medeed mit der vereinbarten Vorbereitung und Koordination des Verfahrens.

Die zuständige Ausländerbehörde bzw. zentrale Fachkräfteeinwanderungsstelle koordiniert die erforderlichen behördlichen Schritte. Dazu können insbesondere die Anerkennung bzw. Bewertung der Berufsqualifikation, die erforderliche Berufsausübungserlaubnis bei reglementierten Berufen und – soweit gesetzlich erforderlich – die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit gehören.

Sind die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, stimmt die zuständige Ausländerbehörde der späteren Visumerteilung vorab zu. Diese Vorabzustimmung zum Visum ist der zentrale Abschluss des beschleunigten Fachkräfteverfahrens.

Wichtig: Die Vorabzustimmung ist noch kein Visum. Das persönliche Visumverfahren wird auf der Medeed-Seite „Visum & Einreise“ gesondert erklärt.

Wer beantragt das Verfahren?

Fachkraft

erteilt Vollmacht

Arbeitgeber

beauftragt bzw. bevollmächtigt Medeed

Medeed

bereitet den Vorgang vor und koordiniert das Verfahren im vereinbarten Umfang

Zuständige Stelle

führt das Verfahren nach § 81a AufenthG

Nach § 81a AufenthG beantragt der zukünftige Arbeitgeber das Verfahren in Vollmacht der Fachkraft bei der zuständigen Ausländerbehörde. Der Arbeitgeber kann für die Durchführung wiederum einen Dritten bevollmächtigen. Diese Vollmachtskette schafft klare Zuständigkeiten und gebündelte Kommunikation.

Wann beginnt das Verfahren?

Das Verfahren beginnt bei Medeed, wenn die wesentlichen Voraussetzungen für den konkreten Vorgang vorliegen. Dazu gehören insbesondere:

Arbeitgeberzusage
konkretes Arbeitsplatzangebot bzw. Arbeitsvertrag
vorgesehene Beschäftigung und Stellenbeschreibung
erforderliche Fachkraftunterlagen
Arbeitgeberunterlagen
vorgesehener Anerkennungs- bzw. Berufszulassungsprozess
erforderliche Vollmachten
weitere verfahrensbezogene Erklärungen und Nachweise

Vollständige Vorbereitung

Je vollständiger der Vorgang vorbereitet ist, desto geringer ist das Risiko vermeidbarer Nachforderungen und Verzögerungen.

Wo wird das Verfahren durchgeführt?

Das Verfahren kann nicht frei bei einer beliebigen Behörde oder in einem beliebigen Bundesland beantragt werden. Für die Vorabzustimmung im Verfahren nach § 81a AufenthG ist grundsätzlich die Ausländerbehörde zuständig, die für den Ort der Betriebsstätte zuständig ist, an der die Fachkraft beschäftigt werden soll. Entscheidend ist damit grundsätzlich der zukünftige Beschäftigungsort.

Beispiel Bayern

In Bayern besteht mit der Zentralen Stelle für die Einwanderung von Fachkräften (ZSEF) bei der Regierung von Mittelfranken in Nürnberg eine landesweit zentrale Struktur für das beschleunigte Fachkräfteverfahren.

Beispiel Nordrhein-Westfalen

Nordrhein-Westfalen verfügt mit der Zentralstelle Fachkräfteeinwanderung NRW ebenfalls über eine zentrale Struktur für entsprechende Verfahren.

Andere Bundesländer

Die organisatorische Ausgestaltung unterscheidet sich zwischen den Bundesländern. Einige Länder arbeiten mit zentralen Fachkräfteeinwanderungsstellen, andere mit den nach Beschäftigungsort zuständigen Ausländerbehörden oder besonderen Zuständigkeitsmodellen.

Medeed prüft für jeden Vorgang die zum Zeitpunkt der Antragstellung geltende Zuständigkeit.

Vereinbarung nach § 81a AufenthG

Arbeitgeber und zuständige Ausländerbehörde schließen für das beschleunigte Fachkräfteverfahren eine gesetzlich vorgesehene Vereinbarung. Im Medeed-Prozess wird der Abschluss dieser Vereinbarung im Rahmen der erteilten Bevollmächtigung vorbereitet und koordiniert.

Die Vereinbarung umfasst insbesondere Kontaktdaten, Vollmachten, vorzulegende Nachweise, Mitwirkungspflichten, beteiligte Stellen, Verfahrensabläufe, Erledigungsfristen und Folgen bei nicht erfüllten Mitwirkungspflichten.

Abstimmung zwischen Fachkraft und Arbeitgeber

Anerkennung und Berufszulassung

Bei Gesundheitsfachberufen ist die Berufsqualifikation ein zentraler Bestandteil des Fachkräfteverfahrens.

Soweit erforderlich, leitet die zuständige Ausländerbehörde die Feststellung der Gleichwertigkeit bzw. erforderliche Bewertung bei der zuständigen Stelle ein. Bei reglementierten Berufen muss außerdem die erforderliche Berufsausübungserlaubnis berücksichtigt werden.

Wird festgestellt, dass die Qualifikation noch nicht vollständig gleichwertig ist, die Gleichwertigkeit aber durch eine Qualifizierungsmaßnahme erreicht werden kann, kann das §81a-Verfahren unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit einem Anerkennungs- bzw. Qualifizierungszweck fortgeführt werden.

Die Einzelheiten stehen auf der Seite „Berufsanerkennung“.

Bundesagentur für Arbeit

Soweit für den konkreten Aufenthalts- und Beschäftigungszweck eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich ist, holt die zuständige Ausländerbehörde diese im beschleunigten Fachkräfteverfahren ein.

Die Bundesagentur für Arbeit prüft insbesondere die maßgeblichen arbeitsmarktbezogenen Voraussetzungen und Beschäftigungsbedingungen. Im §81a-Verfahren gelten hierfür verkürzte gesetzliche Abläufe.

Die Fachkraft muss diesen Abstimmungsprozess nicht selbst bei der Bundesagentur für Arbeit führen.

Anerkennungsmöglichkeiten im §81a-Verfahren

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren ist nicht darauf beschränkt, dass die deutsche Berufsanerkennung bereits vollständig abgeschlossen ist. Gerade bei internationalen Gesundheitsfachkräften können unterschiedliche Anerkennungskonstellationen in das Verfahren eingebunden werden.

Anerkennungspartnerschaft

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann das Anerkennungsverfahren gemeinsam mit dem zukünftigen Arbeitgeber nach der Einreise fortgeführt werden. Die vollständige Anerkennung muss in diesem Fall nicht bereits vor Beginn des Fachkräfteverfahrens abgeschlossen sein.

Defizitbescheid mit Anpassungslehrgang

Liegt ein Feststellungs- bzw. Defizitbescheid vor und sollen festgestellte Unterschiede durch einen Anpassungslehrgang ausgeglichen werden, kann auch diese Qualifizierungsmaßnahme in das vorgesehene Verfahren eingebunden werden.

Defizitbescheid mit Kenntnisprüfung

Auch wenn die vollständige Anerkennung über eine Kenntnisprüfung erreicht werden soll, kann das beschleunigte Fachkräfteverfahren unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen durchgeführt werden.

Ein Defizitbescheid bedeutet deshalb nicht, dass das beschleunigte Fachkräfteverfahren gescheitert ist. Entscheidend ist, dass für die Fachkraft ein gesetzlich zulässiger Anerkennungs-, Beschäftigungs- und Aufenthaltsweg besteht.

Deine Familie kann einbezogen werden

Ein besonderer Vorteil des beschleunigten Fachkräfteverfahrens ist, dass unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch Ehegatten und minderjährige ledige Kinder in den Vorgang einbezogen werden können.

§ 81a Abs. 4 AufenthG sieht vor, dass das Verfahren auch den Familiennachzug des Ehegatten und minderjähriger lediger Kinder umfasst, wenn deren Visumanträge in zeitlichem Zusammenhang gestellt werden.

Dadurch kann die Familie bereits von Beginn an in die Verfahrensplanung aufgenommen werden. Erforderliche Familienunterlagen und Vollmachten können gemeinsam mit dem Fachkräftevorgang vorbereitet werden.

Das kann vermeiden, dass erst nach der Einreise der Fachkraft ein vollständig neuer Familienvorgang begonnen werden muss. Getrennt und erst später begonnene Familienverfahren können je nach Herkunftsland und Auslandsvertretung mit erheblichen zusätzlichen Wartezeiten verbunden sein.

Die Einbeziehung bedeutet nicht, dass Fachkraft und Familienangehörige später zwingend am selben Tag einreisen müssen. Die konkreten Voraussetzungen, Sprachregelungen und die spätere Einreise erklären wir gesondert auf „Visum für deine Familie“.

Kein paralleles Fachkräfteverfahren

Ein Vorgang – eine koordinierte Verfahrensführung

Während eines laufenden beschleunigten Fachkräfteverfahrens müssen bereits bestehende oder zusätzlich eingeleitete aufenthaltsrechtliche bzw. vergleichbare Verfahren vollständig offengelegt und mit dem zuständigen Vorgang abgestimmt werden.

Die Fachkraft informiert Medeed deshalb, wenn bereits ein Fachkräfte-, Anerkennungs-, Visa- oder anderer für den vorgesehenen Aufenthalt relevanter Vorgang bei einer deutschen Behörde oder Auslandsvertretung eingeleitet wurde.

Nicht abgestimmte parallele Anträge können zu unterschiedlichen Zuständigkeiten, doppelten Anträgen, widersprüchlichen Verfahrensständen, zusätzlichen Rückfragen oder Verzögerungen führen.

Mehrere unkoordinierte Verfahren beschleunigen den Vorgang nicht und können die ordnungsgemäße Bearbeitung erschweren.

Änderungen während des laufenden Verfahrens

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren basiert auf einem konkreten Arbeitgeber, einer vorgesehenen Beschäftigung, einem bestimmten Beschäftigungsort und den für diesen Vorgang eingereichten Unterlagen.

Ändern sich wesentliche Umstände – beispielsweise Arbeitgeber, Arbeitsort, Tätigkeit, Arbeitsvertrag, Arbeitszeit, Qualifikation oder Anerkennungsverfahren – muss Medeed darüber unverzüglich informiert werden.

Medeed prüft anschließend im vereinbarten Umfang mit den beteiligten Stellen, ob der bestehende Vorgang fortgeführt oder angepasst werden kann oder ob eine neue Antragstellung erforderlich ist.

Eine Änderung bedeutet nicht automatisch, dass der gesamte Prozess von vorne beginnen muss. Die Auswirkungen hängen vom konkreten Verfahrensstand und der zuständigen Stelle ab.

Datenschutz & Behördenkommunikation

Im beschleunigten Fachkräfteverfahren müssen personenbezogene, berufliche und verfahrensbezogene Daten zwischen den beteiligten Stellen verarbeitet und übermittelt werden, soweit dies für die Durchführung erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Je nach Vorgang können insbesondere Arbeitgeber, Medeed, zuständige Ausländerbehörde bzw. Zentralstelle, Anerkennungsstelle, Bundesagentur für Arbeit und im anschließenden Visumverfahren die zuständige deutsche Auslandsvertretung beteiligt sein.

Medeed verarbeitet und übermittelt verfahrensbezogene Daten im Rahmen der vorgesehenen Prozesse, erteilten Vollmachten und geltenden Datenschutzregelungen. Sensible Dokumente werden über die dafür vorgesehenen geschützten Prozesse verarbeitet und dem persönlichen Vorgang zugeordnet.

Nachforderungen und Mitwirkung

Auch im beschleunigten Fachkräfteverfahren können Behörden oder Anerkennungsstellen zusätzliche Unterlagen oder Erläuterungen anfordern.

Nachforderungen können Ausbildungsunterlagen, Berufserfahrungsnachweise, Übersetzungen, Beglaubigungen oder Legalisationen, Arbeitgeberunterlagen, Stellenbeschreibung, Vollmachten, Personenstandsdokumente, Familienunterlagen oder weitere Nachweise betreffen.

Medeed koordiniert solche Nachforderungen im vereinbarten Umfang. Vollständige und fristgerechte Mitwirkung ist besonders wichtig, da fehlende oder verspätet eingereichte Unterlagen das Verfahren verlängern können.

Gemeinsame Abstimmung im Fachkräfteverfahren

Kosten des Verfahrens

Im Medeed-Modell trägt die Fachkraft diese Gebühr nicht

Für die Durchführung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens fällt eine gesetzliche Behördengebühr von 411 Euro an.

Medeed verauslagt die behördliche §81a-Verfahrensgebühr im vorgesehenen Arbeitgeberprozess. Nach der Einreise und Arbeitsaufnahme der Fachkraft wird die verauslagte Gebühr entsprechend der mit dem Arbeitgeber getroffenen Vereinbarung durch den Arbeitgeber an Medeed erstattet.

Für die Fachkraft entstehen aus dieser behördlichen §81a-Verfahrensgebühr keine Kosten.

Die Gebühr ist grundsätzlich erfolgsunabhängig. Wird das Verfahren nicht erfolgreich abgeschlossen, wird die behördliche Gebühr grundsätzlich nicht zurückerstattet. Eine erfolglos verauslagte §81a-Gebühr wird im Medeed-Modell nicht nachträglich der Fachkraft berechnet.

Neben der §81a-Gebühr können weitere Kosten für Anerkennung, Berufszulassung, Übersetzungen oder andere erforderliche Verfahrensschritte entstehen. Für diese gelten die jeweiligen Vereinbarungen.

Die Vorabzustimmung

Sind die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, stimmt die zuständige Ausländerbehörde der späteren Visumerteilung vorab zu.

Diese behördliche Erklärung wird als Vorabzustimmung zum Visum bezeichnet. Die Ausländerbehörde informiert zugleich die zuständige deutsche Auslandsvertretung über die bevorstehende Visumantragstellung. Die Vorabzustimmung wird außerdem im vorgesehenen behördlichen Verfahren digital verfügbar gemacht.

Was steht in der Vorabzustimmung?

Die konkrete Ausgestaltung kann je nach Behörde und Vorgang variieren. Im behördlichen System werden insbesondere dokumentiert:

Ausstellung der Vorabzustimmung nach § 81a AufenthG
Ausstellungsdatum
Gültigkeitsdatum bzw. „gültig bis“
zuständige deutsche Auslandsvertretung

Das konkrete Dokument kann darüber hinaus verfahrensbezogene Angaben zur Fachkraft, zum vorgesehenen Aufenthaltszweck, zur Beschäftigung und zu den zugrunde liegenden Voraussetzungen enthalten.

Die Vorabzustimmung ist keine Aufenthaltserlaubnis und noch kein Visum. Sie bestätigt, dass die zuständige Ausländerbehörde nach Durchführung des §81a-Verfahrens der späteren Visumerteilung vorab zugestimmt hat.

Wie lange ist die Vorabzustimmung gültig?

Die konkrete Gültigkeitsdauer ergibt sich aus dem ausgestellten Dokument. Nach aktueller Bundesinformation ist eine Vorabzustimmung zum Visum in der Regel drei Monate ab Ausstellung gültig.

Maßgeblich ist immer das auf der konkreten Vorabzustimmung angegebene Gültigkeitsdatum.

Vorabzustimmung: Was sie bedeutet und was nicht

Die Vorabzustimmung bedeutet

das §81a-Verfahren wurde bis zu diesem Verfahrensstand behördlich geprüft
die erforderlichen beteiligten Stellen wurden im vorgesehenen Umfang eingebunden
die zuständige Ausländerbehörde hat der vorgesehenen späteren Visumerteilung vorab zugestimmt
die zuständige deutsche Auslandsvertretung wird entsprechend in den weiteren Prozess eingebunden
der persönliche Visumprozess kann anschließend auf Grundlage der Vorabzustimmung fortgeführt werden

Die Vorabzustimmung bedeutet nicht

dass bereits ein Visum erteilt wurde
dass bereits eine deutsche Aufenthaltserlaubnis vorliegt
dass die Einreise bereits erfolgt ist
dass keine weiteren persönlichen Unterlagen mehr verlangt werden können
dass Medeed oder der Arbeitgeber die Visumerteilung garantieren
dass automatisch eine vollständige Berufsanerkennung vorliegt

Vorabzustimmung und Visum sind zwei unterschiedliche Verfahrensschritte.

Wenn keine Vorabzustimmung erteilt wird

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren ist keine Garantie für eine positive behördliche Entscheidung.

Eine Vorabzustimmung kann insbesondere dann nicht erteilt werden, wenn gesetzliche Voraussetzungen nicht erfüllt sind, notwendige Unterlagen fehlen, die erforderliche Berufsqualifikation bzw. Berufszulassung nicht ausreichend nachgewiesen werden kann oder eine erforderliche Zustimmung einer beteiligten Stelle nicht vorliegt.

Medeed kann eine Vorabzustimmung weder selbst erteilen noch garantieren. Wenn sich während des Verfahrens neue Anforderungen oder Hindernisse ergeben, wird geprüft, welche rechtlich möglichen nächsten Schritte bestehen.

Fachkraft im vorbereiteten Einreiseprozess

Wer macht was?

Beteiligter	Aufgabe
Fachkraft	vollständige persönliche und berufliche Unterlagen, Vollmachten und Mitwirkung
Arbeitgeber	Arbeitsplatzangebot/Arbeitsvertrag, Arbeitgeberunterlagen, Vollmacht der Fachkraft und Beauftragung von Medeed
Medeed	Vorbereitung und Koordination des §81a-Vorgangs, Unterlagen-, Kommunikations-, Nachforderungs- und Statusmanagement im vereinbarten Umfang
Ausländerbehörde / Zentralstelle	führt das §81a-Verfahren, koordiniert beteiligte Stellen und erteilt bei erfüllten Voraussetzungen die Vorabzustimmung
Anerkennungsstelle	entscheidet über Gleichwertigkeit, Anerkennung und erforderliche Berufszulassung
Bundesagentur für Arbeit	prüft und erteilt die Zustimmung zur Beschäftigung, soweit gesetzlich erforderlich
Deutsche Auslandsvertretung	wird über die bevorstehende Visumantragstellung informiert; das persönliche Visumverfahren folgt anschließend separat

Das Fachkräfteverfahren Schritt für Schritt

Arbeitgeberzusage

Die Gesundheitseinrichtung entscheidet sich für die Fachkraft und die Fachkraft nimmt die vorgesehene Beschäftigung an.

Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag bzw. konkretes Arbeitsplatzangebot und die erforderlichen Arbeitgeberangaben werden vorbereitet.

Vollmacht der Fachkraft

Die Fachkraft bevollmächtigt den zukünftigen Arbeitgeber zur Durchführung des beschleunigten Fachkräfteverfahrens.

Familie, soweit einbezogen

Sollen Ehepartner und minderjährige ledige Kinder einbezogen werden, werden die erforderlichen Familienunterlagen und Vollmachten vorbereitet.

Arbeitgeber beauftragt Medeed

Der Arbeitgeber beauftragt bzw. bevollmächtigt Medeed mit der vereinbarten Vorbereitung und Koordination.

Vorbereitung des §81a-Antrags

Medeed prüft den Vorgang auf die für die Antragstellung erforderlichen Unterlagen und bereitet die Antragstellung vor.

Zuständige Stelle bestimmen

Anhand der Betriebsstätte bzw. des zukünftigen Beschäftigungsortes wird die zuständige Ausländerbehörde oder Zentralstelle bestimmt.

Antragstellung

Der vorbereitete Antrag wird im Rahmen der erteilten Vollmachten bei der zuständigen Stelle eingereicht.

Vereinbarung nach §81a

Die gesetzlich vorgesehene Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und zuständiger Behörde wird abgeschlossen.

Anerkennung und Berufszulassung

Die erforderliche Prüfung der ausländischen Berufsqualifikation bzw. Berufszulassung wird in den Vorgang eingebunden.

Bundesagentur für Arbeit

Soweit gesetzlich erforderlich, wird die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit eingeholt.

Nachforderungen

Zusätzliche Unterlagen oder Nachweise werden – soweit erforderlich – koordiniert und fristgerecht nachgereicht.

Abschließende behördliche Prüfung

Die zuständige Ausländerbehörde prüft, ob die Voraussetzungen für die Vorabzustimmung vorliegen.

Vorabzustimmung

Sind die Voraussetzungen erfüllt, erteilt die zuständige Ausländerbehörde die Vorabzustimmung und informiert die zuständige deutsche Auslandsvertretung.

Information an die Fachkraft

Medeed erhält die für den Vorgang vorgesehenen Informationen bzw. Unterlagen und stellt der Fachkraft den relevanten Status über den geschützten Medeed-Prozess zur Verfügung.

Was bedeutet „beschleunigt“?

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren enthält gesetzlich vorgesehene verkürzte Abläufe und Bearbeitungsfristen für beteiligte Stellen.

Bei der Anerkennung der Berufsqualifikation gelten im beschleunigten Verfahren besondere Bearbeitungsfristen, sobald die erforderlichen vollständigen Unterlagen vorliegen. Auch für eine erforderliche Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit gelten verkürzte Abläufe.

„Beschleunigt“ bedeutet jedoch nicht, dass ein bestimmter Abschluss- oder Einreisetermin garantiert werden kann. Nachforderungen, fehlende Unterlagen, komplexe Anerkennungsfragen oder andere Besonderheiten können den Gesamtprozess verlängern.

Die besonderen Fristen des anschließenden persönlichen Visumverfahrens erklären wir auf „Visum & Einreise“.

Wichtig zu wissen

§81a ersetzt die Berufsanerkennung nicht

Eine erforderliche Anerkennung oder Berufszulassung wird in das Verfahren eingebunden, aber nicht durch §81a ersetzt.

§81a ersetzt das persönliche Visumverfahren nicht

Die Vorabzustimmung ist das behördliche Ergebnis dieses Verfahrens. Das Visum selbst wird anschließend separat beantragt.

Medeed entscheidet nicht über die Vorabzustimmung

Die Entscheidung trifft ausschließlich die zuständige Ausländerbehörde bzw. Zentralstelle.

Vollständige Unterlagen sind entscheidend

Je vollständiger Fachkraft und Arbeitgeber mitwirken, desto besser können die vorgesehenen beschleunigten Abläufe genutzt werden.

Noch nicht bei Medeed aufgenommen?

Das beschleunigte Fachkräfteverfahren beginnt erst nach erfolgreicher Aufnahme, Arbeitgebermatching und Vorliegen der erforderlichen Voraussetzungen. Starte zunächst deine Medeed-Aufnahmeanfrage, damit dein beruflicher und persönlicher Aufnahmeweg geprüft werden kann.

Aufnahme bei Medeed anfragen

Bereits bei Medeed aufgenommen?

Deine Vollmachten, Unterlagen, Aufgaben und Statusinformationen zum Fachkräfteverfahren werden deinem persönlichen Vorgang zugeordnet. Nutze dafür deinen geschützten MedPortal-Zugang und die dort vorgesehenen Kommunikationswege. Dort werden die für deinen persönlichen Fachkräfteprozess vorgesehenen nächsten Schritte und wichtigen Statusinformationen zentral deinem Vorgang zugeordnet.

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